UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.

UF0513

Unidad formativa UF0513, Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático.

60 horas

C1: Utilizar las funciones básicas de los sistemas operativos habituales en la gestión y búsqueda de carpetas y archivos.

• CE1.1 Identificar las funciones básicas de un sistema operativo en un entorno de red.
• CE1.2 Determinar los principios de organización de los sistemas operativos a través de los diferentes archivos y carpetas que lo integran, utilizando esquemas en función de su jerarquía.
• CE1.3 Diferenciar entre las aplicaciones de gestión de archivos propios de un sistema operativo y el resto de aplicaciones que están incluidas dentro del mismo.
• CE1.4 Explicar las prestaciones fundamentales del sistema operativo que permiten buscar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
• CE1.5 Distinguir las funciones básicas de los sistemas operativos en la gestión de archivos y carpetas.
• CE1.6 En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, de utilización del sistema operativo:
  • Crear carpetas identificándolas con un nombre que permita su localización y recuperación.
  • Cambiar el nombre de una carpeta de acuerdo con las indicaciones recibidas.
  • Seleccionar los archivos y documentos que contienen las carpetas utilizando las teclas adecuadas en caso necesario.
  • Realizar copias y movimientos de archivos, documentos y/o carpetas a otras ubicaciones.
  • Establecer contraseñas de archivos.
  • Realizar búsquedas de archivos y/o carpetas de forma rápida y precisa de acuerdo con los criterios establecidos.
  • Realizar copias de seguridad de los archivos y documentos.
  • Eliminar carpetas y archivos.

C2: Aplicar técnicas de archivo y clasificación básicas y habituales en la codificación y organización de documentación administrativa tipo, utilizando archivos físicos o informáticos.

• CE2.1 Identificar los diferentes sistemas convencionales de archivo, ordenación y clasificación.
• CE2.2 Describir las distintas técnicas de codificación en la organización de documentos.
• CE2.3 Identificar las prestaciones de una aplicación informática que realice copias de seguridad.
• CE2.4 Distinguir entre los diferentes criterios de homogeneidad y operatividad de los archivos.
• CE2.5 Diferenciar las medidas de protección y seguridad en los distintos tipos de documentos.
• CE2.6 En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se proporciona documentación tipo:
  • Identificar los distintos soportes de archivo en función de la frecuencia de consulta o utilización de la documentación aportada.
  • Clasificar los documentos en función del tipo de empresa y la frecuencia de uso.
  • Aplicar las reglas de clasificación de archivos: Alfabéticas, numéricas, alfanuméricas u otras.
  • Organizar físicamente la documentación en el archivo propuesto.
  • Utilizar software para guardar y localizar documentos de forma organizada y accesible.
• CE2.7 En un supuesto práctico, convenientemente caracterizado, en el que se especifiquen las tareas a desarrollar y el sistema de archivo disponible:
  • Aplicar los procesos administrativos de archivo –clasificación, codificación, prearchivo, archivo– gestionando y organizando la documentación en archivos físicos en papel o a través de procedimientos informáticos.
  • Aplicar los procesos de control y seguimientos de documentos prestados cumplimentando los formularios correspondientes.
• CE2.8 Utilizar los programas antivirus periódicamente, manteniéndolos actualizados para garantizar la seguridad de la documentación archivada.

C3: Utilizar las técnicas básicas de acceso, entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos, en función de los distintos niveles de acceso, conservación y vigencia.

• CE3.1 Identificar los procesos de entrega, transferencia y eliminación de documentos y archivos.
• CE3.2 Precisar los útiles de acceso de archivos, de acuerdo con distintas circunstancias ambientales.
• CE3.3 Diferenciar los recursos de transferencia y eliminación de archivos y documentos.
• CE3.4 Determinar los criterios que garanticen la seguridad y confidencialidad de la documentación.
• CE3.5 En un supuesto práctico de simulación, convenientemente caracterizado, de acceso, conservación y vigilancia de un sistema de archivo:
  • Describir la mecánica para el control de documentos.
  • Realizar la transferencia de documentos según un plan de transferencia propuesto.
  • Eliminar archivos, documentos y copias de seguridad de los mismos según los medios facilitados.
  • Identificar la documentación de los archivos de acuerdo con su tratamiento: Archivos de gestión, intermedios e históricos.
  • Relacionar los criterios de conservación aplicables de acuerdo con el tipo de documento.

C4: Utilizar las funciones básicas de bases de datos necesarias, introduciendo, ordenando, consultando y presentando información de forma actualizada.

• CE4.1 Identificar las funciones básicas de una base de datos.
• CE4.2 Distinguir los diferentes objetos de una base de datos en cuanto a sus características y utilidades.
• CE4.3 Reconocer las diferentes opciones de desplazamientos, selecciones e introducción de datos en los diferentes objetos en la base de datos sin error.
• CE4.4 Identificar criterios para realizar consultas sencillas y obtener información exacta acorde con las instrucciones proporcionadas.
• CE4.5 Distinguir entre los diferentes tipos de filtro existentes en función de la información a localizar en los diferentes objetos de la base de datos.
• CE4.6 Reconocer las herramientas existentes en la aplicación para la elaboración de informes sencillos adecuados a las instrucciones proporcionadas.
• CE4.7 Distinguir las diferentes opciones de impresión en cada uno de los objetos de la base de datos.
• CE4.8 Explicar las prestaciones fundamentales de la aplicación que permitan consultar, procesar, editar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
• CE4.9 En casos prácticos, suficientemente caracterizados y mediante el uso de una  aplicación informática de base de datos:
  • Abrir y cerrar una base de datos.
  • Introducir registros, modificaciones, altas y bajas a partir de los datos proporcionados.
  • Filtrar y ordenar la información según las instrucciones facilitadas.
  • Obtener los datos o información requerida a partir de consultas sencillas.
  • Archivar la información y realizar copias de seguridad de la base de datos en el soporte proporcionado.
  • Imprimir tablas, consultas e informes configurando de acuerdo con lo solicitado las opciones de impresión.
  • Aplicar los procedimientos que garanticen la confidencialidad de la información.

1. Sistemas operativos habituales.

• Sistema operativo.
• Entorno de trabajo. Interface.
  • Partes.
  • Desplazamiento.
  • Configuración.
• Carpetas, directorios, operaciones con ellos.
  • Definición.
  • Creación.
  • Cambio de nombre.
  • Apertura.
  • Copiado.
  • Cambio de ubicación.
  • Eliminación.
• Ficheros, operaciones con ellos.
  • Definición.
  • Creación.
  • Cambio de nombre.
  • Apertura.
  • Copiado.
  • Cambio de ubicación.
  • Guardado.
  • Eliminación
• Aplicaciones y herramientas.
• Exploración/navegación.
• Configuración de elementos.
• Cuentas de usuario. Uso.
• Copia de seguridad. Soportes.
• Operaciones en un entorno de red.
  • Acceso.
  • Búsqueda de recursos de red.
  • Operaciones con recursos de red.

2. Archivo y clasificación de documentación administrativa

• El archivo en la empresa.
  • Descripción.
  • Finalidad.
  • Importancia del archivo para la empresa.
  • Tipos de archivos.
  • Equipos y materiales para el archivo.
  • Funcionamiento de un archivo.
  • Mantenimiento de un archivo.
  • Proceso de archivo de un documento.
  • Normas que regulan la conservación de documentos.
  • Destrucción de los documentos.
  • Confidencialidad y seguridad de la información.
• La organización del archivo.
  • Centralizado.
  • Descentralizado.
  • Mixto.
  • Activo.
  • Semiactivo.
  • Inactivo o pasivo.
• Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa.
  • Concepto de ordenación y clasificación.
  • Clasificación alfabética.
  • Clasificación numérica.
  • Sistema mixto.
  • Clasificación cronológica.
  • Criterio geográfico.
  • Clasificación por materias.

3. Base de datos.

• Entrada y salida de la aplicación.
• La ventana de la aplicación.
• Objetos básicos.
  • Tablas.
  • Consultas.
  • Formularios.
  • Informes o reports.
• Creación.
• Apertura.
• Guardado.
• Cierre.
• Copia de seguridad.
• Herramientas de recuperación y mantenimiento.

4. Inserción de datos en tablas.

• Registros y campos.
• Introducción de datos.
• Movimientos por los campos y registros.
• Eliminación de registros.
• Modificación de registros.
• Copiado y movimiento de datos.
• Búsqueda y reemplazado de datos.
• Aplicación de filtros.
• Ordenación alfabética de campos.
• Formatos de una tabla.
• Operaciones básicas con Tablas.
  • Cambio del nombre.
  • Eliminación.
  • Copiado.
  • Exportación e importación.

5. Consultas de selección.

• Creación.
• Guardado.
• Ejecución.
• Modificación de los criterios.
• Impresión de resultados.
• Eliminación.

6. Formularios e informes.

• Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios.
• Aplicación de filtros en formularios.
• Creación de informes con el asistente.
• Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora.
• Impresión de formularios e informes.