UC0983_3: Gestionar de forma proactiva actividades de asistencia a la dirección en materia de organización

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UC0983_3: Gestionar de forma proactiva actividades de asistencia a la dirección en materia de organización

UNIDAD DE COMPETENCIA 2 (UC2): Gestionar de forma proactiva actividades de asistencia a la dirección en materia de organización

Realizaciones profesionales y criterios de realización:

RP1: Organizar las actividades propias y de la dirección con proactividad, coordinando las agendas de las personas implicadas, gestionando el tiempo de forma eficiente y manteniendo la imagen corporativa.

• CR1.1: Las actividades propias y de la dirección se analizan identificando las más importantes y urgentes, de acuerdo con los objetivos y criterios establecidos.
• CR1.2: Las actividades diarias se planifican con la antelación suficiente y de forma proactiva, asignando los tiempos máximos estimados de acuerdo con la agenda propia y/o de la dirección.
• CR1.3: Las actividades se organizan por similitud y de acuerdo con criterios de eficiencia.
• CR1.4: Las actividades propias y de la dirección se coordinan de forma proactiva teniendo en cuenta las agendas de las personas implicadas, o solicitando la información requerida en cada caso.
• CR1.5: La planificación de la agenda se reajusta, según las incidencias surgidas en el curso de las actividades, con iniciativa, y cuidando la imagen corporativa.
• CR1.6: Los criterios de seguridad y confidencialidad se respetan de forma estricta.

RP2: Gestionar los servicios y recursos materiales de su ámbito de actuación, negociando las condiciones de contratación, controlando la ejecución del presupuesto y el proceso documental, a fin de asegurar su disponibilidad.

• CR2.1: El equipamiento, material o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades se identifican en base a sus características y a las directrices definidas.
• CR2.2: Los proveedores de equipamientos, materiales o servicios necesarios se seleccionan siguiendo criterios económicos de equilibrio calidad/precio.
• CR2.3: La adquisición de equipamientos, materiales y/o servicios, se contratan utilizando las técnicas de negociación más eficientes en cada caso y abordando:
  – Precios de mercado.
  – Plazos de entrega.
  – Calidades.
  – Condiciones de pago.
  – Transportes, si procede.
  – Descuentos y bonificaciones.
  – Volumen de pedido.
  – Servicio postventa.
  – Otros.
• CR2.4: En la documentación relativa a los pedidos se comprueban precio, cantidad, importe total y otros conceptos, realizando los cálculos con precisión, y verificando el cumplimiento de los requisitos establecidos por los procedimientos internos y la normativa vigente.
• CR2.5: Los pagos o anticipos a proveedores se autorizan o realizan en los plazos pactados, cumplimentando con precisión los documentos nacionales o extranjeros apropiados a los acuerdos alcanzados, y registrándolos según los procedimientos internos.
• CR2.6: La información y datos de los documentos de pago, anticipos, devoluciones o abonos recibidos se verifican comprobando la exactitud de los datos y los importes de los mismos con la documentación soporte de la operación.
• CR2.7: El stock de materiales ?informáticos, de oficina, otros? se controla rigurosamente a través del seguimiento de su utilización, de acuerdo con los procedimientos internos, manteniendo criterios de sostenibilidad e impacto ambiental.
• CR2.8: Las características de los servicios y suministros contratados se verifican comprobando que se ajustan a las especificaciones de calidad establecidas.
• CR2.9: Los criterios de protección de la información y de confidencialidad se respetan de forma rigurosa.

RP3: Organizar reuniones y eventos corporativos de acuerdo con las directrices recibidas, la cultura y los objetivos de la organización, negociando las condiciones con las personas intervinientes, a fin de conseguir los resultados definidos y la mejora de la calidad del servicio.

• CR3.1: Las reuniones y/o eventos ?institucionales, comerciales, deportivos, benéficos, formativos, u otros? se planifican de acuerdo con su finalidad, transmitiendo la imagen de la organización y su cultura.
• CR3.2: La planificación se realiza detallando sus fases ?programación, ejecución, control, terminación y evaluación? y los recursos necesarios en cada una de ellas, según su naturaleza y los objetivos fijados.
• CR3.3: Los presupuestos se realizan y controlan teniendo en cuenta las instrucciones recibidas, siguiendo el mejor criterio que permita obtener el equilibrio calidad/precio.
• CR3.4: La negociación con todas las entidades involucradas ?proveedores, participantes en el evento u otros agentes relacionados? se lleva a cabo teniendo en cuenta criterios de beneficio mutuo.
• CR3.5: Las reuniones o eventos corporativos se organizan de acuerdo con las normas establecidas y el protocolo necesario ?anterior, posterior y durante la celebración del mismo?, convocando y confirmando las asistencias en tiempo y forma.
• CR3.6: La logística necesaria a la reunión y/o evento se prevé, prepara y verifica documentación, medios audiovisuales, restauración, otras minimizando las posibles contingencias, siguiendo las normas de seguridad y confidencialidad en consonancia a la naturaleza del acto.
• CR3.7: Los resultados de la organización de las reuniones y eventos se valoran teniendo en cuenta los objetivos fijados previamente y utilizando, si procede, cuestionarios de satisfacción.
• CR3.8: Los criterios de confidencialidad y rigurosidad se respetan de forma estricta.
• CR3.9: Las reclamaciones se realizan en los plazos y formas establecidos, ante situaciones de incumplimiento de las condiciones acordadas, para las reuniones y eventos corporativos, según las guías de reclamaciones y la normativa vigente.

RP4: Negociar en la organización de viajes nacionales e internacionales, atendiendo a los plazos fijados y cumpliendo las normas internas, consiguiendo la máxima rentabilidad y eficiencia en su desarrollo y la mejora de la calidad del servicio.

• CR4.1: La negociación en la organización de los viajes nacionales e internacionales se aborda utilizando las necesarias habilidades de comunicación, innovación y creatividad.
• CR4.2: El itinerario, programa y agenda de trabajo del viaje se prepara con la suficiente antelación, haciendo que resulte equilibrado en cuanto a coste y tiempo.
• CR4.3: Los presupuestos se realizan y controlan teniendo en cuenta las instrucciones recibidas y siguiendo el mejor criterio que permita obtener el equilibrio calidad/precio.
• CR4.4: La información previa sobre necesidades de documentación personal ?requisitos en cuanto a vigencia del pasaporte o DNI, visados necesarios, permisos de residencia u otros?, requisitos de vacunación, traslado de capitales y tipo de divisa y su cotización, se aporta con la antelación debida en función de las exigencias de cada caso.
• CR4.5: Los viajes internacionales se organizan teniendo en cuenta los cambios de huso horario, la agenda de trabajo, la situación socio?económica y la información en relación con el protocolo del país visitado.
• CR4.6: La adquisición de billetes de viaje, reserva de estancia en hoteles, visitas programadas u otras gestiones se realizan con la antelación necesaria, autonomía y responsabilidad, confirmándose para prever posibles contingencias.
• CR4.7: Los resultados de la organización de los viajes se valoran utilizando, si procede, cuestionarios de satisfacción teniendo en cuenta los objetivos fijados previamente.
• CR4.8: La documentación de trabajo necesaria para el viaje y las reuniones se prepara con previsión y antelación suficiente, siguiendo las normas de seguridad y confidencialidad, y cubriendo las posibles necesidades y contingencias.
• CR4.9: Las reclamaciones se realizan en los plazos y formas establecidos, ante situaciones de incumplimiento de las condiciones acordadas, en la organización de viajes nacionales e internacionales, según las guías de reclamaciones y la normativa vigente.

Contexto profesional

Medios de producción

Agendas manuales y electrónicas. Redes locales. Equipos informáticos y ofimáticos, programas y aplicaciones: sistemas operativos, procesadores de texto, bases de datos, hojas de cálculo, programas para videoconferencia, programas de presentación, antivirus, cortafuegos. Archivadores convencionales, soportes informáticos, fotocopiadoras, fax, teléfonos e impresoras. Formularios de presupuestos para reuniones, viajes y eventos. Manuales de procedimientos de control de calidad. Material promocional y de soporte a la documentación emitida. Planos de espacios para la celebración de eventos salones, palacios de congresos, otros. Fuentes de referencia relativas a aeropuertos, puertos, agencias de viaje, hoteles. Guías turísticas y catálogos de viajes. Protocolo y fórmulas de cortesía en lugares de destino.

Productos y resultados

Óptima organización y utilización del tiempo, tanto propio como de la dirección. Presupuestos de gastos asignados a reuniones, viajes y eventos. Contratos de servicios estancia, viajes, material diverso, otros. Organización eficaz de reuniones y viajes. Optimización del presupuesto previsto para reuniones, viajes y eventos. Viajes y eventos organizados de acuerdo con el protocolo establecido. Reuniones organizadas de acuerdo con el protocolo establecido ?preparación de salas, utilización de medios audiovisuales,
convocatorias, actas, u otros?. Documentos de pago o confirmación de servicios ?billetes aéreos, marítimos y de ferrocarril, bonos de autos de alquiler, bonos de hotel, bonos de tour?operadores, boletines y mensajes de confirmación u otros emitidos o enviados. Documentos internos y externos referenciados, controlados y archivados. Cuestionarios de satisfacción del resultado de la organización de reuniones, viajes y eventos cumplimentados. Información tratada con discreción y confidencialidad. Cambio de moneda nacional o extranjera. Cheques de viaje solicitados y entregados.

Información utilizada o generada

Directrices, manual de la organización ?normativa de la organización, información sobre las áreas de responsabilidad de la organización, plan de calidad de la organización, manuales operativos, manuales de emisión de documentos u otros?, normas de la organización de reuniones de diversos tipos ?comités, consejos de administración, juntas generales de accionistas?. Normativa mercantil y civil. Inventarios de material y equipamiento. Registros de calidad, pedidos, albaranes, vales y facturas. Guías de eventos, destinos, productos y servicios turísticos. Protocolos, usos sociales y normas de precedencia. Requisitos exigibles y normativas aplicables a los viajeros nacionales e internacionales. Guías de viaje, sistemas de transporte, tipos de alojamiento, seguros de viaje. Funciones de las embajadas y consulados. Precios y tarifas. Husos horarios, mapas, catálogos, directorios. Guía de reclamaciones. Tipo de cambio de divisa.

ADG309_3 – Asistencia a la dirección