0919. Gestión de proyectos de espectáculos y eventos

Gestión de proyectos de espectáculos y eventos

0919

Módulo formativo 0919. Gestión de proyectos de espectáculos y eventos

La asignatura Gestión de proyectos de espectáculos y eventos tiene una duración de 60 horas

Capacidades y criterios de evaluación de la asignatura Gestión de proyectos de espectáculos y eventos del curso de Técnico Superior en Producción de Audiovisuales y Espectáculos:

1. Establece los procedimientos de selección y gestión de los medios técnicos y artísticos necesarios para el montaje de un proyecto de artes escénicas, musical o evento, relacionando los sistemas de control con las características de los materiales, la tipología y el alcance del proyecto.

Criterios de evaluación:

a) Se ha realizado la adaptación de los planes parciales procedentes del plan de producción del proyecto de espectáculo o evento a las posibilidades objetivas de la producción, actualizando y acotando los diagramas de actividades, estableciendo su difusión y verificando su cumplimiento.

b) Se ha diseñado un sistema de control del seguimiento de los trabajos técnicos que tienen que realizar otras personas en los ámbitos de escenografía, vestuario, atrezo, utilería y caracterización.

c) Se ha puesto en marcha un sistema de certificación de entregas de los materiales escénicos que asegure el cumplimiento de su recepción y facilite el seguimiento económico del proyecto.

d) Se han establecido los procedimientos de supervisión para el cumplimiento del plan de montaje de los elementos materiales instalados, equipos técnicos de sonido, equipos de iluminación, estructuras, sistemas de comunicación, medios audiovisuales o maquinaria escénica, entre otros, asegurando su ajuste al proyecto artístico y de producción.

e) Se ha elaborado el inventario del material empleado en el montaje del espectáculo o evento, estableciendo un sistema de control y consignado la distinción entre propio y alquilado.

f) Se han especificado las características de los procesos de montaje y desmontaje de las infraestructuras para el espectáculo o evento, refiriendo los procesos de embalaje, transporte, carga, descarga y almacenamiento.

g) Se han realizado las previsiones para el control de los materiales en gira y para su salida al extranjero: trámite de permisos y de documentos de admisión temporal de mercancías para el paso de los equipos por aduanas.

h) Se han establecido los protocolos que hay que seguir en la finalización de una representación o gira de un espectáculo o evento, para la supervisión del funcionamiento, detección de averías, mantenimiento y reparación, y devolución del material técnico y artístico a los almacenes propios o a empresas de alquiler.

2. Diseña el sistema de gestión del personal técnico, artístico e invitados, para el desarrollo del proyecto de artes escénicas, musical o evento, relacionando los sistemas de control con la tipología y alcance del proyecto.

Criterios de evaluación:

a) Se ha justificado la aplicación, a todos los intervinientes en el espectáculo o evento, de las técnicas más adecuadas de comunicación, negociación y liderazgo en todos los procesos de trabajo, para fomentar el trabajo en equipo, asegurar la circulación del flujo de información, elevar la motivación y resolver los conflictos interpersonales o interdepartamentales.

b) Se ha elaborado un sistema para el seguimiento del plan de actividades que permita el control horario del personal, el control de los ensayos técnicos parciales o totales y las representaciones del espectáculo o evento.

c) Se ha establecido un procedimiento para controlar el cumplimiento de las condiciones contractuales del personal técnico, artístico y de los intervinientes.

d) Se ha planificado el servicio de catering o de restaurantes, los alojamientos y sus reservas, los medios de transporte y la gestión de dietas durante los ensayos, representación y gira, para el personal, buscando el equilibrio entre la calidad del servicio y el presupuesto disponible y justificando las decisiones adoptadas.

e) Se han realizado las previsiones para el control del personal en gira y para su salida al extranjero, tramitando permisos, visados y cumplimentando la documentación pertinente.

f) Se ha elaborado un plan logístico de transporte y manutención para el regreso a los lugares de origen del personal artístico y técnico que participa en el proyecto de espectáculo o evento.

3. Determina los procedimientos administrativos y financieros necesarios para la gestión del espectáculo o evento, relacionando las condiciones de gestión con la garantía de finalización del proyecto en los plazos, calidades y presupuesto establecidos.

Criterios de evaluación:

a) Se ha definido un sistema de gestión de trámites de pago para aplicarlo en la contratación, compra o alquiler de equipos y servicios en el montaje, representación y gira de un proyecto de audiovisual o de espectáculo.

b) Se ha establecido un sistema de control del metálico de caja así como de los ingresos derivados de la venta de entradas o por caché, con su reflejo en el plan económico del proyecto.

c) Se ha justificado la elección de la aplicación informática, para el seguimiento y control económico del proyecto, que facilite la gestión de ingresos y gastos y la detección de las desviaciones presupuestarias.

d) Se ha planificado un sistema de recogida y cómputo de las horas efectuadas por el personal con actualización automática del gasto y reflejo en la previsión económica del proyecto.

e) Se han realizado los apuntes económicos a partir de la valoración de las certificaciones de validez e idoneidad de los productos y servicios contratados a empresas y proveedores.

f) Se ha establecido un plan de seguros sobre personas, equipos y materiales para cubrir, a la producción del espectáculo o evento, de contingencias que pudieran poner en riesgo la viabilidad económica del mismo.

g) Se han elaborado los indicadores de valoración de la rentabilidad económica del proyecto.

4. Organiza los ensayos, la representación y las actividades de promoción del proyecto de artes escénicas, musical o evento, ateniéndose a las especificaciones del plan de trabajo y considerando las incidencias y variaciones que pueden surgir en su aplicación.

Criterios de evaluación:

a) Se ha establecido un plan de ensayos técnicos parciales para recabar información de los departamentos técnicos implicados y resolver los problemas detectados.

b) Se ha diseñado un sistema para el control de la asistencia de actores, músicos, animación, intérpretes y técnicos, entre otros, a los ensayos y a la representación, considerando las directrices de regiduría y la comunicación de incidencias a efectos organizativos y económicos.

c) Se ha definido un plan de ensayos parciales y generales para todos los intervinientes, a partir de la interpretación del plan de trabajo, coordinando, para su realización, los servicios de manutención y catering.

d) Se ha previsto un plan para la realización de ensayos de operaciones que permitan comprobar el control de accesos, aparcamientos, seguridad y el cumplimiento de su labor por parte del personal de atención al público.

e) Se han diseñado un plan organizativo de los servicios destinados a la atención de invitados tales como recepción, guardarropía, zonas VIP, catering y otros, y la distribución de invitaciones y acreditaciones para las autoridades, promotores, artistas, patrocinadores y VIP.

f) Se ha previsto un sistema de elaboración de informes de las incidencias y problemas detectados durante los ensayos, que incluyan la propuesta de soluciones creativas y su comunicación a los departamentos afectados.

g) Se ha supervisado el cumplimiento de todas las actuaciones relacionadas con la seguridad y prevención de riesgos laborales en el espacio de representación: plan de emergencias, disposición de servicios médicos, seguridad pública y privada, estado de los equipos para trabajadores y artistas e intervinientes, entre otros.

h) Se han previsto las actividades destinadas a promocionar el proyecto, tales como la elaboración del dossier de prensa, el corte de estreno, la inserción de espacios publicitarios en distintos medios, las convocatorias de prensa y acciones de relaciones públicas, la producción de elementos gráficos y la ubicación de elementos promocionales en el recinto de representación, entre otras.

5. Establece los procedimientos de cierre de los aspectos administrativos, económicos, fiscales, organizativos y promocionales de la producción del proyecto de artes escénicas, musical o evento, valorando las interrelaciones que pueden producirse a lo largo del proceso de producción y el contraste de las previsiones con los resultados.

Criterios de evaluación:

a) Se han planificado los procesos de cierre administrativo de un proyecto, consignando las órdenes de pago a proveedores, técnicos, artistas e intervinientes contratados, el resultado de las subvenciones recibidas, la justificación económica de los ingresos de las representaciones y las cotizaciones a la Seguridad Social, entre otros.

b) Se han especificado las gestiones necesarias para el cierre financiero de un proyecto de espectáculo o evento, tales como el pago de las deudas pendientes a proveedores, la facturación de los cobros pendientes, la realización del balance entre ingresos y gastos, y la conclusión reflejada en la memoria económica.

c) Se ha calculado el IVA, el IRPF, la liquidación de la Seguridad Social de los trabajadores y la declaración de beneficios empresariales para proceder al cierre fiscal y tributario del proyecto de espectáculo o evento.

d) Se ha diseñado la realización de un balance comparativo entre las previsiones y resultados, que recoja el grado de consecución de los objetivos artísticos, comunicativos, económicos, organizativos y promocionales del proyecto, y cuyas conclusiones se expongan en una memoria descriptiva.

e) Se ha establecido un sistema para valorar los resultados parciales y totales obtenidos en la venta de entradas y el funcionamiento del sistema informático empleado durante el periodo de explotación del espectáculo.

f) Se ha elaborado un procedimiento de archivo de toda la información documental generada y recibida a lo largo del proceso de preparación, montaje, ensayos, estreno y gira, relacionada con los aspectos técnicos, de distribución y de promoción del proyecto de espectáculo o evento.

En definitiva, todos los puntos mencionados son las capacidades y criterios de evaluación de la asignatura Gestión de proyectos de espectáculos y eventos.

Contenidos de la asignatura Gestión de proyectos de espectáculos y eventos del curso de Técnico Superior en Producción de Audiovisuales y Espectáculos:

Establecimiento de los procesos de selección y gestión de los medios técnicos y artísticos para el montaje de un proyecto de artes escénicas, musical o evento:

– Técnicas de gestión del plan de producción del proyecto de espectáculos o eventos.

– Procedimientos de control de encargos a terceros en escenografía, vestuario, atrezo, utilería y caracterización.

– Procedimientos de supervisión del plan de montaje.

– Procedimientos de verificación y control de elementos para el montaje del espectáculo o evento.

– Características y condiciones de los procesos de montaje y desmontaje de las infraestructuras: embalaje, transporte, carga, descarga y almacenamiento.

– Procedimientos de control de los materiales en gira y en salidas a otros países: trámites para la obtención de permisos y el cuaderno ATA.

– Aplicación de los protocolos de control del equipamiento técnico y artístico en la finalización de un proyecto de espectáculo o evento.

Diseño del sistema de gestión del personal técnico, artístico e invitados en la producción de un proyecto de espectáculo o evento:

– Técnicas de liderazgo, motivación y negociación aplicadas a los equipos de trabajo de espectáculos y eventos.

– Técnicas de seguimiento de los planes de actividades en espectáculos y eventos.

– Técnicas de control del cumplimiento de las condiciones contractuales propias del sector.

– Control del personal en gira y salida al extranjero: permisos, visados y documentación adicional.

Determinación de los procedimientos administrativos y financieros necesarios en la gestión del espectáculo o evento:

– Contabilidad aplicada al espectáculo y evento.

– Valoración y certificación de productos y servicios contratados a terceros.

– Aplicaciones informáticas de gestión del sector del espectáculo.

– Cómputo de horas del personal técnico y artístico. Actualización automática del gasto.

– Criterios de valoración de la rentabilidad económica del proyecto.

– Contratación de seguros para el espectáculo o evento: tipos y características de los seguros.

Organización de los ensayos, la representación y las actividades de promoción del espectáculo o evento:

– Organización y gestión de ensayos en espectáculos.

– Organización y gestión de ensayos en eventos, congresos, conferencias o eventos empresariales, entre otros.

– Documentación:

• Citaciones de personal artístico.

• Ordenes de trabajo para el personal técnico.

• Acreditaciones y convocatorias a invitados, autoridades o personal externo que participa en el evento.

– La representación del espectáculo o evento:

• Asignación de tareas específicas para el día del espectáculo o evento.

• La atención a invitados, autoridades y patrocinadores, entre otros.

• La gestión y atención al público/espectadores.

• Control del espacio de representación, sala o lugar del evento y sus inmediaciones.

• Las medidas de seguridad y su control el día del evento o representación.

– Realización de la ficha técnica del espectáculo o evento.

– Aplicación de procedimientos de promoción de los proyectos de espectáculos en vivo y eventos.

Procedimientos de cierre de todos los aspectos que intervienen en la producción de un proyecto de artes escénicas, musical o evento:

– Procesos de cierre administrativo de proyectos de espectáculos o eventos.

– Procesos de cierre financiero de proyectos de espectáculos o eventos.

– Procesos de cierre fiscal y tributario del proyecto de espectáculo o evento:

• Liquidación de impuestos (IVA, IRPF) y documentación fiscal.

• Liquidación de cuotas de la Seguridad Social y cumplimiento de formalidades relativas a l finalización de la relación laboral.

– Elaboración de un balance comparativo de las previsiones con respecto a los resultados obtenidos.

– Archivo de la documentación del proyecto generada en la preparación, montaje, ensayos, estreno y gira de una obra.

En definitiva, todos los puntos mencionados son los contenidos de la asignatura Gestión de proyectos de espectáculos y eventos.

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