ECP1405_3: Organizar y gestionar la preproducción de proyectos de espectáculos en vivo y eventos

ECP1405_3: Organizar y gestionar la preproducción de proyectos de espectáculos en vivo y eventos
Familia profesional: Imagen y Sonido
Nivel: 3

ECP1405_3

EC1 Prever los recursos técnicos, logísticos, administrativos y financieros necesarios para la puesta en marcha del proyecto de espectáculo en vivo o evento, garantizando la viabilidad del mismo.

• IC1.1 Los procedimientos y plazos necesarios para la producción se establecen a partir de los objetivos artísticos, económicos y estratégicos, asegurando la viabilidad del proyecto.
• IC1.2 La previsión de necesidades de recursos humanos, elementos técnicos y materiales y medios logísticos, se identifica y contrasta con los recursos disponibles, a fin de garantizar la capacidad operativa necesaria para la realización del espectáculo.
• IC1.3 Los requisitos administrativos en materia de derechos de autor, permisos, seguros y protección ambiental se identifican estableciendo los procedimientos de cumplimiento de la normativa aplicable.
• IC1.4 La idoneidad de los espacios de representación del espectáculo se determina a partir del análisis de la documentación disponible de tipo técnico, logístico y económico y de visitas técnicas, garantizando el óptimo desarrollo del proyecto.
• IC1.5 Los posibles patrocinadores privados y públicos se determinan entre los idóneos para la producción del proyecto contribuyendo a la viabilidad económica del espectáculo. Informe: Incual -Intranet
• IC1.6 Las posibilidades de financiación se determinan a partir del análisis de las posibles fuentes y de subvenciones públicas y privadas, ajustándose a las características del proyecto de espectáculo en vivo o evento.
• IC1.7 La viabilidad económica del proyecto se comprueba mediante el estudio de la previsión de los gastos e ingresos previstos, de las fuentes y medios de financiación existentes, y de patrocinios y subvenciones, asegurando su desarrollo dentro de unos márgenes económicos determinados.

EC2 Gestionar la contratación de los recursos materiales, medios logísticos y servicios necesarios para la puesta en marcha del espectáculo o evento, a partir de su determinación y selección, según las necesidades del proyecto, la planificación y el presupuest o disponible.

• IC2.1 La obtención o contratación de las necesidades relativas a medios técnicos y de producción, elementos artísticos y documentación, necesidades logísticas de transporte, alojamiento, catering, almacenaje, servicios de seguridad y atención al público, se establecen recabando información de los departamentos responsables.
• IC2.2 Los presupuestos de elementos materiales y medios logísticos se solicitan y negocian, previa selección de las diferentes empresas suministradoras, según su capacidad técnica y operativa, considerando las modalidades de aprovisionamiento, tales como alquile r, compra, leasing o renting, y ajustándose a las necesidades del proyecto, al calendario previsto en el plan de producción y al presupuesto disponible.
• IC2.3 La elaboración de los elementos materiales escénicos, tales como decorados, vestuario, atrezzo, entre otros, se acuerda con las empresas suministradoras, considerando la intencionalidad del proyecto y los plazos y costes previstos.
• IC2.4 Las especificaciones técnicas de los espacios de ensayo y representación del espectáculo o evento, de los equipamientos técnicos necesarios, escenografía, se contrastan con las necesidades del proyecto contribuyendo a la elaboración del plan de montaje y desmontaje con el fin de evitar contingencias.
• IC2.5 Las necesidades operativas del espectáculo, tales como control de accesos y seguridad, acreditaciones, emergencias y protocolo, y los recursos necesarios para su coordinación con las instituciones correspondientes y gabinetes de las distintas autoridades y personalidades, se determinan en función del número y características de los asistentes al espectáculo o evento atendiendo a la legislación aplicable.
• IC2.6 La documentación relativa al cumplimiento de la legislación sobre visado de proyecto técnico, seguros de responsabilidad civil y accidentes, certificaciones homologadas de las empresas suministradoras y los materiales utilizados, entre otros, se recoge tramitándola ante los organismos correspondientes, considerando los plazos previstos. Informe: Incual -Intranet
• IC2.7 Los contratos con las diferentes empresas suministradoras y de servicios se acuerdan con antelación detallando las características de los servicios a prestar, el plazo de ejecución y la forma y plazo del pago.
• IC2.8 La contratación de locales de ensayo y representación se acuerda con sus responsables asegurando la idoneidad de los espacios a las especificaciones del proyecto, su disponibilidad en los plazos previstos y las condiciones técnicas y económicas a cumplir.

EC3 Gestionar la contratación de los recursos humanos necesarios para la puesta en marcha del proyecto de espectáculo o evento, a partir de su determinación y selección, asegurando su disponibilidad, capacitación e idoneidad, según el presupuesto establecido.

• IC3.1 El organigrama de personal del proyecto se diseña, según las necesidades técnicas, artísticas y de organización, así como del presupuesto disponible, asegurando la fluidez organizativa y la consecución de los objetivos del proyecto en los plazos previstos.
• IC3.2 El personal técnico y artístico externo se determina en función de las necesidades específicas del proyecto, la oferta del mercado y la capacidad de los recursos humanos propios, atendiendo al presupuesto establecido.
• IC3.3 Los actores, cantantes, músicos y otros intérpretes se seleccionan en función de su adecuación a la intencionalidad artística del espectáculo en vivo o evento, calidad, trayectoria y caché mediante castings, audición de maquetas musicales y visionado de vídeos, en colaboración con el equipo de dirección.
• IC3.4 El personal técnico y artístico se contrata atendiendo a las diferentes fases de la producción, las modalidades de contratación, la negociación previa con las diferentes partes y el presupuesto disponible.
• IC3.5 La documentación relativa al cumplimiento de la normativa de propiedad intelectual y cesión de los derechos de autor, certificados de la Seguridad Social, plan de prevención de riesgos laborales, higiene en el trabajo y protección ambiental, entre otros, s e recoge tramitándola ante los organismos correspondientes.

EC4 Organizar la campaña de comercialización, relaciones públicas, promoción y comunicación para la puesta en marcha del proyecto de espectáculo o evento optimizando los recursos económicos disponibles.

• IC4.1 El plan de medios se elabora garantizando la máxima difusión del espectáculo o evento y en función del público objetivo, el presupuesto destinado a dicha partida, el calendario de actuación y los medios de difusión disponibles. Informe: Incual -Intranet
• IC4.2 El proyecto para la compra de espacios publicitarios en diferentes medios clásicos, tales como prensa, radio, televisión, y soportes de publicidad exterior, entre otros, se elabora teniendo en cuenta las distintas tarifas de los medios y los recursos econó micos disponibles.
• IC4.3 El proyecto de marketing digital en Web, redes sociales y medios generalistas y especializados, se elabora en función del público al que se dirige la obra y de los recursos económicos disponibles.
• IC4.4 La estrategia de generación de noticias se ejecuta mediante la promoción y el envío de dosieres y notas de prensa a los agentes de comunicación incluidos en el listado de medios y entidades colaboradoras, así como por cualquier otro medio de difusión espec ífico propio relacionado con redes sociales, para conseguir la máxima repercusión mediática del espectáculo o evento.
• IC4.5 El espectáculo se comercializa a partir del contacto y la negociación con las redes o plataformas de distribución más adecuadas, en función de la tipología del mismo, las características de su público objetivo, y estableciendo un calendario de distribución y venta.
• IC4.6 Los contratos con las plataformas de distribución de entradas se negocian teniendo en cuenta las comisiones aplicadas y el precio de las entradas para optimizar los márgenes de beneficios.

EC5 Elaborar el plan de producción y el presupuesto del espectáculo en vivo y evento para optimizar el desarrollo del proyecto según las condiciones establecidas por la organización o empresa promotora.

• IC5.1 El guion técnico de la obra se desglosa por escenas, decorados o cuadros reflejando las necesidades de la producción en los aspectos de personajes, vestuario, atrezzo y utilería.
• IC5.2 El bloque de hojas de desglose por escenas o cuadros se temporaliza planificando los trabajos, en función de los condicionantes de horarios de los colectivos y la implicación técnica y dramática de la escena o cuadro a ensayar.
• IC5.3 Los planes de trabajo parciales de cada departamento, tales como construcción de elementos materiales, vestuario, luminotecnia, montaje y desmontaje, logística, ensayos, estreno, plan de distribución y gira, entre otros, se revisan y ajustan en colaboració n con dirección artística, técnica, regiduría y protocolo teniendo en cuenta el presupuesto y los plazos previstos.
• IC5.4 El plan de producción se elabora, organizando e integrando secuencialmente los diferentes planes de trabajo parciales y previendo alternativas a posibles imprevistos para garantizar la consecución de los objetivos, plazos y calidades establecidas, distribuyéndose entre todos los departamentos.
• IC5.5 El presupuesto general se elabora a partir del plan general de la producción y en colaboración con la producción ejecutiva, detallando y desglosando por partidas las necesidades Informe: Incual -Intranet económicas del proyecto, construyendo el calendario de vencimientos y las formas de pago, para garantizar el control del desarrollo y la rentabilidad de la producción.

Medios de producción
Ordenadores y material informático Medios de comunicación telefónica y telemática Material y mobiliario de oficina Redes sociales y profesionales.

Información utilizada o generada
Proyecto del espectáculo en vivo y evento. Guion técnico. Listados de necesidades humanas, técnicas, artísticas, y logísticas. Información técnica, logística y económica de espacios de representación. Hojas de requerimientos técnicos o riders. Ofertas de e mpresas suministradoras de materiales o servicios. Escaletas técnicas y operativas. Planes de control de accesos y seguridad, acreditaciones, emergencias y protocolo. Proyecto técnico visado. Seguros de responsabilidad civil y accidentes. Certificaciones homologadas de las empresas suministradoras y de los materiales utilizados. Certificados de Seguridad Social. Plan de prevención de riesgos laborales. Normativa sobre propiedad intelectual. Cesión de los derechos de autor. Convocatorias de subvenciones y ay udas públicas a la producción de espectáculos. Legislación aplicable sobre seguridad de espectáculos. Normas relativas a la seguridad del público asistente: plan de emergencia y evacuación de locales de pública concurrencia. Planes de trabajo parciales: de construcción de elementos materiales, de consecución y/o producción de documentos gráficos, visuales y sonoros, de montaje/desmontaje, de logística, de ensayos, plan de distribución y gira, entre otros. Convenios colectivos de intérpretes, técnicos, administrativos y otros. Listado de proveedores habituales en el sector.