MF0969_1: Técnicas administrativas básicas de oficina

Técnicas administrativas básicas de oficina

MF0969_1

Módulo formativo MF0969_1, Técnicas administrativas básicas de oficina

150 horas

C1: Representar las funciones básicas y los flujos de información fundamentales en estructuras organizativas públicas o privadas determinadas, a través de organigramas.

CE1.1 Reconocer las funciones fundamentales desarrolladas en organizaciones y entidades concretas, públicas o privadas.
CE1.2 Definir el concepto de departamento y los criterios más usuales utilizados en la departamentalización de organizaciones e instituciones privadas determinadas.
CE1.3 Identificar la información básica generada en el desarrollo de las funciones
fundamentales de organizaciones concretas, especificando su recorrido o flujo entre
departamentos y, en su caso, desde o hacia el exterior.
CE1.4 Diferenciar entre organización formal e informal.
CE1.5 Precisar los elementos básicos de la organización del Estado: Administración Central, Autonómica, y Local.
CE1.6 Definir la función del organigrama como instrumento de representación gráfica de estructuras organizativas.
CE1.7 Distinguir los tipos básicos de organigramas en función de su utilidad para representar aspectos organizativos concretos.
CE1.8 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen actividades sencillas desarrolladas en estructuras organizativas concretas:
– Relacionar las actividades propuestas con las funciones básicas que desarrollan.
– Identificar los departamentos más representativos según las funciones relacionadas.
– Especificar los flujos de información entre los distintos departamentos propuestos.
– Describir los departamentos y los diferentes flujos de información identificados en un organigrama sencillo.

C2: Identificar los criterios de actuación profesional que permiten la integración y cooperación de las actividades de apoyo administrativo en un grupo de trabajo o departamento, contribuyendo a crear un clima de trabajo productivo, de acuerdo con una ética personal y profesional definida.

CE2.1 Describir los elementos fundamentales que caracterizan un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
CE2.2 Explicar las fases de desarrollo de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, y los factores que pueden modificar su dinámica, identificando cómo puede afectar la incorporación de un nuevo miembro al grupo.
CE2.3 Describir las principales funciones que se han de desempeñar en grupos de trabajo apoyo administrativo tipo, especificando las relaciones funcionales y jerárquicas que conllevan, así como las relaciones con otros grupos de trabajo.
CE2.4 Definir lo qué consiste un trabajo en equipo, el espíritu de equipo y la sinergia,
identificando las posibles estrategias o variantes en las formas de trabajo.
CE2.5 Justificar los valores ético–personales que determinan la profesionalidad, así como su importancia en la integración y participación activa en un equipo de trabajo de apoyo administrativo tipo.
CE2.6 Explicar el significado de los procesos de calidad en una organización y su relación con la actuación profesional en las actividades de apoyo administrativo, identificando qué criterios o indicadores afectan a la propia actuación profesional.
CE2.7 En casos prácticos de simulación convenientemente caracterizados, en los que se proponen roles determinados, instrucciones concretas y diferentes pautas de trabajo dadas por un coordinador de un grupo de trabajo que realice actividades de apoyo administrativo:
– Especificar el objetivo fundamental de las instrucciones de trabajo.
– Identificar las actividades de apoyo administrativo a realizar por cada miembro del
grupo de trabajo.
– Identificar las pautas de coordinación definidas y las personas con quienes hay que
coordinarse para realizar las tareas de apoyo administrativo asignadas.
– Precisar el grado de autonomía para su realización.
– Precisar los resultados que se han de obtener.
– Quién, cómo y cuándo debe controlar el cumplimiento de las instrucciones.
– Describir los criterios de calidad que han de guiar la actuación profesional en las
actividades de apoyo administrativo.
– Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado.
CE2.8 En casos prácticos, a través de simulaciones y –rol–playing–, convenientemente caracterizados, en los que se parte de un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, ya funcionando, con unos objetivos y roles determinados, con un coordinador:
– Identificar los roles que desempeña cada miembro del grupo.
– Especificar las actividades de apoyo administrativo que requieren de la colaboración de otros y qué procedimientos hay que seguir para ello.
– Especificar los criterios de calidad del trabajo de apoyo administrativo a realizar.
– Describir qué pautas de actuación personal son fundamentales para integrarse en un grupo de trabajo de apoyo administrativo tipo, en cuanto a la actitud personal hacia el trabajo y hacia el resto de los miembros.
– Identificar, a través de la actuación en las simulaciones, los valores éticos personales y profesionales que se han evidenciado.

C3: Aplicar técnicas básicas de recepción, clasificación y distribución de paquetería y de correo convencional y telemático.

CE3.1 Distinguir los tipos fundamentales de comunicaciones escritas, internas y externas, utilizadas habitualmente en organizaciones e instituciones determinadas, especificando su función y elementos básicos.
CE3.2 Identificar los distintos medios par realizar el envío de la correspondencia y paquetería, determinando su coste y tiempo de envío.
CE3.3 Identificar los elementos significativos y relevantes para el registro de correspondencia y paquetería tanto recibida como expedida.
CE3.4 Explicar los criterios y procedimientos fundamentales utilizados para el archivo de comunicaciones escritas y correspondencia.
CE3.5 Aplicar el procedimiento y los medios más adecuados para el embalaje o empaquetado de documentación y artículos o productos específicos.
CE3.6 Identificar los requisitos básicos exigidos en el envío de correspondencia y paquetería mediante correo convencional.
CE3.7 Describir las funciones y procedimientos básicos relativos a los medios telemáticos utilizados en la recepción, distribución y archivo de comunicaciones internas y externas.
CE3.8 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen comunicaciones escritas internas y/o externas:
– Definir con precisión el destinatario, y los medios y procedimientos para su distribución, en las comunicaciones internas y en la correspondencia recibida del exterior.
– Aplicar los medios, tarifas y procedimientos de envío en la correspondencia emitida al exterior.
– Operar adecuadamente con medios telemáticos –fax, correo electrónico, otros–, en su caso, para recepcionar, registrar, distribuir y archivar comunicaciones escritas y
correspondencia.
– Clasificar las comunicaciones en función de su emisor, receptor y asunto.
– Registrar y archivar adecuadamente de forma convencional comunicaciones y/o
correspondencia.
CE3.9 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proponen el envío de paquetería determinada:
– Embalar o empaquetar adecuadamente la documentación y/o los artículos entregados.
– Aplicar las tarifas y procedimientos de envío.

C4: Aplicar las técnicas de registro y clasificación de la documentación administrativa básica, especificando su función, elementos y requisitos fundamentales, a través de aplicaciones informáticas adecuadas.

CE4.1 Explicar los métodos y procedimientos de registro de documentación administrativa más habituales.
CE4.2 Diferenciar los campos de información fundamentales de los registros correspondientes a archivos o ficheros de clientes, proveedores, productos y empleados según su función.
CE4.3 Distinguir la información fundamental que debe incluir un pedido de bienes o servicios relacionándola con los campos de información de los registros de productos, clientes y/o proveedores.
CE4.4 Describir la normativa básica que regula la elaboración de la documentación comercial y administrativa más habitual.
CE4.5 Explicar los elementos y requisitos fundamentales de los albaranes, notas de entrega y facturas, relacionándolos con los campos de información de los registros de productos, clientes y/o proveedores.
CE4.6 Distinguir el modelo, los apartados y datos básicos de una nómina sencilla.
CE4.7 Precisar las funciones básicas de aplicaciones informáticas de facturación y de gestión de clientes y proveedores.
CE4.8 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación administrativa básica de operaciones comerciales sencillas:
– Comprobar que existe correspondencia entre la información proporcionada por los pedidos, albaranes, facturas y medios de pago, proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
– Clasificar los documentos en función de la información proporcionada por los campos significativos.
– Actualizar los archivos convencionales de clientes, proveedores y productos con la
información incluida en los documentos proporcionados.
– Registrar los documentos proporcionados en archivos convencionales.
– Actualizar y registrar la información proporcionada por los documentos propuestos
utilizando las funciones básicas de aplicaciones informáticas de almacén, facturación y gestión de clientes y proveedores.
CE4.9 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporcionan nóminas sencillas y los correspondientes medios de pago:
– Distinguir la información relevante proporcionada por las nóminas propuestas.
– Comprobar que existe correspondencia entre la información proporcionada por las nóminas y los medios de pago proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
– Actualizar el archivo de empleados con los datos proporcionados por las nóminas.
– Registrar las nóminas proporcionadas.

C5: Operar con medios de pago básicos, identificando los requisitos fundamentales de los justificantes de las operaciones, los emisores y receptores, y los importes y cálculos necesarios.

CE5.1 Distinguir la función, los elementos y los requisitos básicos de los medios de pago más habituales.
CE5.2 Describir la normativa básica que regula los medios de pago más habituales.
CE5.3 Diferenciar las variables fundamentales que intervienen en el cálculo del importe de operaciones de tesorería sencillas.
CE5.4 Formular los procedimientos básicos para el cálculo de importes correspondientes a operaciones de tesorería sencillas.
CE5.5 Identificar las funciones básicas de las entidades financieras relacionándolas con los documentos y procedimientos de gestión pagos y cobros más habituales.
CE5.6 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación administrativa básica de operaciones de tesorería sencillas y dinero simulado:
– Clasificar los documentos en función de la información proporcionada.
– Verificar los cálculos básicos de los importes de los medios y justificantes de cobro y
pago proporcionados.
– Elaborar estadillos de los justificantes de cobro y pago proporcionados calculando el
saldo resultante.
– Comprobar la correspondencia entre la información proporcionada por los medios de pago y el estadillo elaborado proponiendo, en su caso, las correcciones que procedan.
– Actualizar los archivos convencionales de los documentos proporcionados.
– Actualizar y registrar la información proporcionada por los documentos propuestos utilizando las funciones básicas de aplicaciones informáticas de gestión de tesorería.
– Identificar la validez del dinero en efectivo.
– Utilizar dinero simulado en operaciones al contado realizando los cálculos necesarios de manera correcta.
– Realizar el cuadre de las operaciones propuestas.

C6: Aplicar procedimientos de control de existencias de documentación, material y equipos de oficina y los métodos de registro y acceso, y el stock de seguridad establecido.

CE6.1 Distinguir las funciones básicas de los inventarios de material y equipos de oficina.
CE6.2 Describir los riesgos profesionales derivados del control de material diverso de oficina.
CE6.3 Describir los procedimientos habituales de recepción, registro, almacenamiento y entrega de documentación, material y equipos de oficina.
CE6.4 Explicar los métodos de control de inventarios y aseguramiento del stock de seguridad más habituales.
CE6.5 Proceder a la entrega y distribución de documentación, material y equipos de oficina.
CE6.6 En casos prácticos de simulación, convenientemente caracterizados, en los que se proporciona documentación e información básica sobre operaciones sencillas de gestión de inventarios:
– Registrar las entradas y salidas en fichas de almacén.
– Calcular el volumen de existencias.
– Inventariar las existencias.

Capacidades cuya adquisición debe ser completada en un entorno real de trabajo
C2, C3, C4, C5 y C6 respecto a todos sus CE.

1 Conceptos básicos de organización de empresas y entidades públicas.

Fundamentos y áreas funcionales básicos de las organizaciones. La organización en la empresa: departamentos, tipología y características. La organización y fundamentos básicos del Estado y de la Unión Europea. Descripción de organigramas elementales de organizaciones privadas y públicas: tipología, funciones y tipos. Mantenimiento del entorno físico del espacio de acogida: aspecto y disposición de materiales auxiliares y tipos.

2 La actuación personal y profesional en la realización de las actividades de apoyo
administrativo

Identificación de parámetros para una actuación profesional en las actividades de apoyo
administrativo: indicadores de calidad de la organización e integración de hábitos profesionales. Su relación con procedimientos de trabajo, criterios de organización y coordinación, la orientación a resultados. Trabajar con otros en las actividades de apoyo administrativo. Factores que modifican la dinámica de un grupo de trabajo. Nivel de tarea, nivel de relación. Aplicación del trabajo en equipo en la realización de las actividades de apoyo administrativo en una organización: el espíritu de equipo y la sinergia. Caracterización de la profesionalidad: ética personal y profesional en las actividades de apoyo administrativo.

3 Tramitación de correspondencia y paquetería interna y externa

Circulación interna de correspondencia y documentación en entidades públicas y privadas tipo. Canales y medios de comunicación en empresas y organismos oficiales tipo. Servicios de correos y mensajería externos: características, funciones, productos y servicios, tarifas. Aplicación de técnicas básicas de recepción y registro de entrada y salida de correspondencia y documentación.
Aplicación de técnicas básicas de tratamiento, clasificación y distribución de la correspondencia y documentación. Embalaje y empaquetado básico: materiales y
técnicas. Tramitación de correo electrónico y por otros medios telemáticos.
Tramitación de documentación a través de Internet. Procedimientos básicos en registros públicos.

4 Cotejo de documentación administrativa básica

Relaciones entre las funciones organizativas y la documentación administrativa que generan.
Normativa básica sobre la documentación administrativa. Documentos administrativos: elementos básicos, funciones y características. Cumplimentado de modelos de documentos justificativos básicos de las operaciones de compraventa: pedidos, albaranes, notas de entrega, recibos y facturas. Cumplimentado de nóminas sencillas tipo: componentes fundamentales. Órdenes de trabajo. Tramitación documental en las Administraciones Públicas: cumplimentado de impresos y documentación básica de las Administraciones Públicas. Registro en aplicaciones de gestión administrativa de facturación y nóminas.

5 Tramitación de operaciones básicas de cobros y pagos

Operaciones básicas de cobro y pago: funciones, características y técnicas de gestión. Descripción de medios de pago: tarjetas de crédito, de débito, monedero electrónico y otros medios análogos.
Cumplimentado de modelos de documentos de cobro y pago, convencionales o telemáticos:
recibos, cheques, domiciliación bancaria, letras de cambio. Cumplimentado de documentación básica correspondiente a operaciones elementales de tesorería. Cumplimentado de libros de caja y bancos. Cumplimentado de impresos correspondientes a los servicios bancarios básicos.
Procedimientos de cuadre de caja. Gestión de tesorería a través de banca on line. Obtención y cumplimentado de documentos a través de Internet. Utilización de aplicaciones informáticas de gestión de caja en operaciones básicas de cobros y pagos.

6 Registro y control básico de material y equipos de oficina

Descripción de material y equipos de oficina: material fungible y no fungible. Procedimientos administrativos elementales de aprovisionamiento de material y equipos de oficina.
Cumplimentado de órdenes de reposición. Gestión básica de inventarios: tipología, características, documentación y métodos de clasificación. Elaboración de inventarios sencillos de existencias de material de oficina y documentación. Control y registro de entradas y salidas de documentación, material y equipos de oficina: aplicación de métodos y técnicas básicas relacionadas.
Cumplimentado de fichas de material y equipos de oficina: aplicación de criterios de valoración y control de existencias. Utilización de hojas de cálculo o aplicaciones informáticas de gestión de inventarios en operación básicas de registro y control de material y equipos de oficina.

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