MF0983_3: Gestión de reuniones, viajes y eventos

Gestión de reuniones, viajes y eventos

MF0983_3

Módulo formativo MF0983_3, Gestión de reuniones, viajes y eventos

120 horas

C1: Aplicar y utilizar criterios de eficiencia y optimización en la organización de
recursos e instalaciones utilizando la normativa adecuada.

CE1.1 Describir las características de una oficina y puesto de trabajo tipo.
CE1.2 Describir distintas causas de optimización de recursos ?planificación del tiempo,
organización, limpieza, u otros?.
CE1.3 Describir los criterios de gestión y organización recursos materiales, elementos
ambientales e instalaciones de una oficina.
CE1.4 Explicar cuál es la posición ergonómica idónea en el trabajo de oficina.
CE1.5 En casos prácticos debidamente caracterizados:
– Programar las actividades necesarias para el desarrollo del trabajo de oficina, ajustando
los tiempos necesarios para el cumplimiento de objetivos marcados previamente.
– Identificar los criterios ergonómicos mínimos.
– Describir los artículos aplicables de la normativa en materia de prevención de riesgos
laborales.
– Identificar los requisitos medioambientales para la eliminación de los residuos propios
de oficinas.
– Analizar los conceptos y describir las normas de calidad aplicables a los trabajos de
secretaría.
– Explicar las consecuencias positivas y negativas de adoptar una posición correcta en el
trabajo de oficina.

C2: Aplicar los métodos y técnicas de gestión del tiempo a través de las herramientas
idóneas, en procesos de organización de agenda.

CE2.1 Explicar los distintos métodos de optimización del tiempo, identificando las distintas
fases:
– Programación.
– Planificación.
– Realización del seguimiento de la actividad.
– Introducción de medidas correctoras.
– Evaluación del trabajo realizado.
CE2.2 En casos prácticos debidamente caracterizados:
– Identificar los distintos tipos de prioridades.
– Identificar distintas causas de las pérdidas de tiempo ?ladrones de tiempo?.
CE2.3 Explicar los tipos de habilidades de relación intrapersonal ?iniciativa, proactividad,
creatividad e innovación? e interpersonal ?asertividad, comunicación, negociación? necesarias en
la optimización del tiempo.
CE2.4 Describir los distintos tipos de agenda disponibles y su utilidad.
CE2.5 En casos prácticos debidamente caracterizados:
– Determinar el tipo de agenda idóneo para cada caso.
– Programar diversas actividades ajustando los tiempos necesarios para el cumplimiento
de objetivos marcados previamente.
– Identificar las posibles contingencias.

C3: Utilizar aplicaciones informáticas de gestión del tiempo.

CE3.1 Instalar las aplicaciones siguiendo las especificaciones establecidas.
CE3.2 Describir de manera correcta las funciones y procedimientos de la aplicación instalada.
CE3.3 En supuestos prácticos, convenientemente caracterizados:
– Crear tareas recurrentes o no, comprobando el estado periódico de las mismas.
– Recibir y enviar solicitudes de tareas.
– Integrar en las convocatorias de reuniones archivos y notas de seguimiento y
confirmación.
– Clasificar las distintas tareas, citas, reuniones y eventos en función de criterios de
importancia y urgencia.
– Organizar el envío de las invitaciones a través de la agenda de contactos.

C4: Aplicar técnicas de negociación en situaciones de organización y contratación de
reuniones, viajes y eventos corporativos persiguiendo soluciones de beneficio
mutuo entre las partes.

CE4.1 Adoptar las técnicas de negociación más utilizadas para la organización y contratación de
reuniones, viajes y eventos corporativos, determinando los límites máximos y mínimos a
conceder u obtener como resultado.
CE4.2 Identificar las diferentes etapas en un proceso de negociación.
CE4.3 Poner en práctica las habilidades necesarias para obtener el resultado óptimo.
CE4.4 Distinguir los aspectos o cláusulas que figuran en un contrato de un producto/servicio
susceptibles de negociación y las que no lo son.
CE4.5 Analizar un proceso de negociación para llegar a acuerdos de beneficio mutuo entre las
partes.
CE4.6 A partir de supuestos prácticos de simulación debidamente caracterizados, sobre
situaciones de negociación en materia de organización de reuniones, viajes y eventos
corporativos:
– Analizar la información proporcionada sobre la reunión, viaje o evento, determinando
los aspectos claves de la situación de negociación.
– Seleccionar y aplicar la estrategia de negociación que parezca más adecuada para cada
situación.
– Presentar las propuestas para negociar.
– Adoptar actitudes objetivas que faciliten el acuerdo entre las partes.
– Seguimiento de los pasos del proceso de negociación.
– Cierre del proceso de negociación.
CE4.7 En casos prácticos debidamente caracterizados:
– Concretar las condiciones técnicas requeridas al bien o servicio tales como: calidades,
plazos de entrega, medios de entrega, servicio postventa.
– Especificar las condiciones económicas mínimas: precios de mercado, condiciones y
plazos de pago, descuentos y bonificaciones.

C5: Determinar y cumplimentar la documentación correspondiente a los distintos
instrumentos de cobro y pago convencionales y telemáticos según la normativa
vigente.

CE5.1 Explicar las características y funciones de los instrumentos de cobro y pago
convencionales y telemáticos de manera correcta.
CE5.2 Analizar los medios básicos de pago habituales en operaciones de comercio internacional
identificando sus características.
CE5.3 Explicar correctamente el contenido de los distintos epígrafes que componen los
formularios electrónicos correspondientes a los instrumentos de cobro y pago telemáticos.
CE5.4 Precisar la función de los libros registro relativos a la gestión de tesorería
adecuadamente.
CE5.5 En supuestos prácticos suficientemente caracterizados, correspondiente a cobros y
pagos, verificar la emisión y cumplimentación documental de:
– Notas de entrega y albaranes.
– Facturas ?proforma y definitiva?.
– Medios de pago convencionales y telemáticos.

C6: Organizar reuniones y eventos corporativos aplicando las normas de protocolo,
identificando sus características y recursos necesarios, y cumpliendo con los
objetivos propuestos.

CE6.1 Diferenciar los tipos de actos y eventos en el ámbito público y privado.
CE6.2 Diferenciar los tipos de reuniones atendiendo a su naturaleza: Deportivas, informativas,
económicas, formativas y otras.
CE6.3 Distinguir las distintas normas de protocolo en la organización de reuniones, actos y
eventos.
CE6.4 Describir las fases de un evento, diseñando el proyecto necesario, de acuerdo con unas
directrices definidas.
CE6.5 Identificar las distintas normas de precedencia distinguiendo sus características básicas.
CE6.6 A partir de casos prácticos debidamente caracterizados, organizar diferentes tipos de
reuniones teniendo en cuenta los objetivos fijados:
– Detallar los recursos materiales y humanos.
– Realizar los presupuestos necesarios para su organización aplicando criterios de
optimización.
– Definir el protocolo anterior, posterior y durante la celebración de la misma.
– Ordenar a una serie de invitados de acuerdo con las normas de precedencia
establecidas.
– Determinar la ubicación correcta de los diferentes elementos ?banderas, himnos, otros?.
– Determinar los tratamientos en la recepción de las distintas personalidades o
autoridades establecidas.
– Convocar y confirmar las asistencias en tiempo y forma.
– Realizar el seguimiento del proyecto.
– Coordinar y definir la logística de la reunión; documentación, medios audio visuales,
restauración y otros.
CE6.7 En casos prácticos de reuniones simuladas, debidamente caracterizados, proporcionando
los asuntos a tratar y medios necesarios:
– Analizar los resultados de las reuniones, utilizando en caso necesario métodos
estadísticos e indicadores de control.
– Realizar el informe posterior a la reunión.
CE6.8 En casos prácticos suficientemente caracterizados, relacionados con la gestión de
recursos y obtención de resultados en la organización de reuniones y eventos corporativos
tipos:
– Analizar la situación de partida, las oportunidades, los puntos fuertes y débiles.
– Organizar las acciones y recursos necesarios para lograr los objetivos.
– Definir criterios de seguimiento y control.
– Establecer los criterios de valoración cuantitativa y cualitativa del resultado.

C7: Organizar viajes nacionales e internacionales simulando o realizando, en su caso,
las gestiones necesarias, cumpliendo con los objetivos y procedimientos tipo
propuestos.

CE7.1 Distinguir los elementos esenciales en la preparación y organización de viajes.
CE7.2 Diferenciar los elementos en la organización de viajes en territorio nacional e
internacional.
CE7.3 Identificar toda la documentación de trabajo necesaria previa al viaje.
CE7.4 Preparar y definir la agenda de trabajo que se llevará a cabo durante el viaje.
CE7.5 Describir y simular, en su caso, el proceso de realización de las reservas del viaje y las
visitas.
CE7.6 A partir de casos prácticos debidamente caracterizados, organizar viajes nacionales
haciendo que resulten equilibrados en tiempo y coste, obteniendo información, definiendo y
seleccionando:
– Fechas.
– Horarios.
– Alojamiento.
– Comidas.
– Medios de transporte.
– Itinerarios.
– Ocio.
– Medios de pago.
– Coste.
CE7.7 A partir de casos prácticos debidamente caracterizados, organizar viajes internacionales
haciendo que resulten equilibrados en tiempo y coste, obteniendo información, definiendo y
seleccionando:
– Documentación necesaria: visados, pasaporte, DNI y otros.
– Vacunación.
– Divisas.
– Control de Aduanas.
– Cambios de huso horario.
– Protocolo del país.
CE7.8 En casos prácticos en los que se relacionan los detalles e incidencias de viajes realizados:
– Analizar los resultados del viaje.
– Elaborar el informe posterior al viaje.
– Proponer acciones de mejora en las incidencias detectadas.

Capacidades cuya adquisición debe ser completada en un entorno real de
trabajo
C2, C4, C5, C6 y C7 respecto a todos sus CE.

Otras Capacidades:
Responsabilizarse del trabajo que desarrolla y del cumplimiento de los objetivos.
Comunicarse eficazmente con las personas adecuadas en cada momento, respetando los canales
establecidos en la organización.
Demostrar flexibilidad para entender los cambios.

1 Utilización y gestión de recursos e instalaciones.

Eficiencia, eficacia y efectividad. Identificación de la estructura organizativa y la cultura corporativa.
Criterios ergonómicos mínimos. Requisitos medioambientales para la eliminación de residuos.
Conceptos de calidad aplicables a los trabajos de secretariado.

2 Gestión del tiempo.

Métodos de optimización del tiempo. El reloj biológico. Formas de fijar prioridades. Elaboración de
gráficos Gantt y Pert. Ladrones de tiempo. Tipos de agenda y sus partes. Gestión de agendas.
Utilización de aplicaciones informáticas en la gestión del tiempo.

3 El proceso de negociación.

Diagnóstico de la situación y toma de decisiones. Elaboración de un plan de negociación.
Condiciones y tipos de negociación. Recursos psicológicos en la negociación: Asertividad,
autoconocimiento y otras. Análisis de los procesos y estrategias de negociación en la empresa.

4 Verificación de la documentación del proceso administrativo de cobro y pago.

Documentos administrativos: Presupuesto, pedido, nota de entrega, albarán. Documentos
contables: Factura pro forma y definitiva. Documentos de cobro y pago en forma convencional o
telemática: Recibos, cheques, domiciliación bancaria, letras de cambio. Tarjetas de crédito, de
débito, y monedero electrónico. Internet. Medios internacionales de pago básicos.
Cumplimentación de libros registro.

5 Organización de reuniones.

Concepción estratégica: Tipos de reuniones, Objetivos. Comunicación formal: Previa a la reunión ?
convocatoria, orden del día, lista de confirmación de asistencia, agenda y otros?. Posterior a la
reunión ?acta y seguimiento de acuerdos?. Comunicación ambiental: Papel de la secretaria el día de
la reunión. Logística: Sala, catering, medios audiovisuales, seguridad y otros. Realización de un
proyecto completo de una reunión que incluyan todos los puntos anteriores. Trabajo en reuniones:
Etapas de una reunión. Tipología de los participantes en una reunión.

6 Organización de eventos.

Concepción estratégica: Tipos de eventos atendiendo a su ámbito. Congresos y conferencias.
Objetivos. Informe proyecto pormenorizado de la organización del evento. Comunicación formal:
Previa al evento ?invitación, dossier, folleto informativo, programa y otros?; posterior al evento ?
informe, resultados económicos y otros?. Comunicación ambiental: Papel de la secretaria el día del
evento, protocolo anterior y durante el evento. Presupuestos. Logística: Reservas de hoteles,
transporte, restauración, medios audiovisuales, informáticos, decoración, seguridad, recursos
humanos, outsourcing y otros. Realización de proyectos de  eventos que incluyan todos los
puntos anteriores.

7 Organización de viajes nacionales.

Servicios y productos de las Agencias de viajes. Condiciones de la contratación de un servicio:
Reservas, anulaciones, modificaciones y seguros. Medios de realización: Internet, teléfono y otros.
Derechos del viajero: Equipajes, retrasos, overbooking, cambios de horario y otros. Documentación
y preparación de las jornadas de trabajo. Planificación del viaje: Horarios, reservas de transporte,
alojamiento, medios de pago y otros. Documentación posterior al viaje: Informe económico y
justificantes. Protocolos y usos sociales. Realización de un proyecto completo de un viaje nacional
que incluya todos los puntos anteriores. Estudios de optimización, realización y temporalización de
viajes nacionales.

8 Organización de viajes internacionales.

Presupuesto y objetivos del viaje. Documentación necesaria anterior al viaje: Visados, pasaporte,
DNI, seguro de viajes y otros. Gestión de las necesidades del país o países que se visiten:
Vacunación, permisos especiales, control de aduanas, cambio de huso horario, divisas, movimiento
de capitales y otros. Documentación y preparación de las jornadas de trabajo. Itinerarios y visitas
turísticas. Protocolo internacional. Características y funciones de organismos oficiales: Embajadas,
Consulados Oficinas de Turismo y otros. Documentación posterior al viaje: Informe económico y
justificantes. Estudios de optimización, realización y temporalización de viajes internacionales.

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