Gestión de sistemas de información y archivo

ADMINISTRAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL E INFORMÁTICO

MF0987_3

120 horas

ADMINISTRAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ARCHIVO EN SOPORTE CONVENCIONAL E INFORMÁTICO

Gestión de sistemas de información y archivo

C1: Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.
CE1.1 Precisar las características de los diferentes sistemas convencionales de registro y archivo de información y documentación.
CE1.2 Identificar los sistemas de clasificación y ordenación de archivos más apropiados para los
distintos documentos de gestión y nuevos soportes de la información.
CE1.3 Organizar los archivos necesarios para almacenar la información y sus relaciones.
CE1.4 Aplicar criterios de homogeneidad y operatividad en la elección de los archivos.
CE1.5 Aplicar la normativa vigente en relación a la calidad y uso de los archivos.
CE1.6 Utilizar las funciones básicas del sistema operativo u otras utilidades y paquetes que
garanticen la correcta utilización de los sistemas de almacenamiento.
CE1.7 A partir de un supuesto convenientemente caracterizado, en el que se aportan documentos de gestión tipo, facturas, cartas, fichas de clientes o proveedores, medios de pago, otros, en soporte papel o informático:
Identificar los sistemas de codificación y clasificación más adecuados al tipo de documento.
Clasificar y archivar los documentos de manera ordenada y precisa para su localización posterior.
Identificar las ventajas e inconvenientes del mantenimiento de un sistema de archivo
convencional e informático.
Digitalizar los documentos en papel para su archivo informático.
CE1.8 A partir de un supuesto suficientemente caracterizado del proceso de archivo y custodia
de la documentación:
Establecer procedimientos convencionales de recepción, registro y archivo en función de su naturaleza, acceso o consulta, confidencialidad, seguridad.
Determinar los recursos materiales que optimizan los resultados de los procedimientos.
Establecer las medidas de control necesarias para la optimización eficiente del archivo.

Gestión de sistemas de información y archivo
C2: Resolver los problemas e incidencias básicas del equipo informático a nivel de usuario consiguiendo un grado de funcionamiento adecuado.
CE2.1 Identificar los distintos componentes de un sistema informático de red, hardware y software describiendo sus funciones, relaciones y las incidencias de funcionamiento más habituales.
CE2.2 Instalar el sistema operativo con autonomía configurando el soporte de red, en su caso, las tarjetas y protocolos de red y los recursos compartidos.
CE2.3 Utilizar de manera precisa las herramientas que los sistemas operativos ofrecen previendo y resolviendo problemas de optimización de espacios y memoria del sistema u otros.
CE2.4 En un caso práctico convenientemente caracterizado, sobre un sistema en red de área
local del que se dispone de la documentación básica correspondiente al sistema operativo y las
aplicaciones de gestión de oficinas ya instaladas:
Identificar mediante un examen del sistema: Los equipos, sus funciones, el sistema
operativo, las aplicaciones instaladas y los recursos compartidos.
Explicar el esquema de seguridad y confidencialidad de la información que proporciona
el sistema operativo de red.
Explicar las variables básicas del entorno de operación en red, identificando tanto los ficheros de configuración más importantes como su función y contenido.
Ejecutar de forma fluida y precisa operaciones de acceso, permisos para compartir archivos o carpetas, envío de mensajes a otros usuarios, u otras, sobre el sistema de red.
CE2.5 Utilizar los sistemas de ayuda on line y manuales con rapidez y eficacia ante pequeñas
incidencias planteadas o sugeridas.

Gestión de sistemas de información y archivo
C3: Analizar procedimientos de gestión documental tipo determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.
CE3.1 Describir los distintos elementos que intervienen en un procedimiento de gestión
documental tipo.
CE3.2 Diferenciar los flujos de las actividades ?en paralelo, secuenciales, convergentes, u otras?.
CE3.3 Describir las funciones principales de las aplicaciones informáticas de gestión documental.
CE3.4 Describir los sistemas de gestión documental requeridos en una organización y su aplicación dentro de un sistema de calidad.
CE3.5 Explicar por qué es útil y necesario el control documental, refiriendo los problemas que plantea la ausencia del mismo en la organización.
CE3.6 Describir los procesos de control de los procedimientos descritos en un sistema de
gestión documental.
CE3.7 En un supuesto práctico suficientemente caracterizado, sobre procesos y flujos de
gestión documental:
Describir un proceso de gestión documental identificando las distintas actividades del
procedimiento descrito, los documentos asociados y los agentes implicados en su tramitación.
Representar mediante un diagrama de flujo el proceso descrito.
Aplicar un índice referenciado a los distintos tipos de documentos y formularios propuestos.
Determinar el tipo de codificación de documentos, formularios e intervinientes en un proceso tipo.
Explicar las distintas fases correspondientes a procesos tipo de intercambio de información, a partir de flujogramas tipo.

Gestión de sistemas de información y archivo
C4: Diseñar bases de datos relacionales básicas y no complejas, de acuerdo con objetivos de gestión diarios, determinando los diferentes archivos de
almacenamiento y recuperación de la información junto con las relaciones más adecuadas al tipo de información que contienen.
CE4.1 Identificar los diferentes objetos que conforman un sistema gestor de bases de datos, sus
propiedades y utilidades.
CE4.2 Ante un supuesto convenientemente caracterizado, de tareas de gestión secretarial
diaria:
Identificar los principales procesos de gestión de información que se quieren resolver.
Determinar el tipo de información que se va a manejar asignándole la codificación y las propiedades precisas para su adecuado procesamiento posterior.
Agrupar la información en tablas de forma homogénea identificándolas convenientemente y evitando la existencia de información redundante.
Relacionar la información de las distintas tablas estableciendo el diseño de las relaciones
mediante organigramas.
Asegurar la fiabilidad e integridad de la gestión de los datos ante la eliminación o actualización de registros evitando duplicidades o información no relacionada.
CE4.3 Identificar los diferentes tipos de consultas disponibles en un sistema gestor de bases de
datos analizando la funcionalidad de cada uno de ellos.
CE4.4 Ante un supuesto suficientemente caracterizado, en el que se dispone de información
contenida en tablas relacionadas:
Manejar con precisión las utilidades de la aplicación que permitan realizar consultas de información.
Identificar la información solicitada y su localización física en la aplicación.
Verificar que la información almacenada corresponde a la real.
Editar, procesar y archivar, en su caso, la información recuperada.
Aplicar procedimientos que optimicen el registro y consulta de la información.

Gestión de sistemas de información y archivo
C5: Analizar las utilidades de las aplicaciones informáticas de gestión de bases de
datos determinando los formatos más adecuados para la introducción, recuperación y presentación de la información con rapidez y precisión, y de
acuerdo con protocolos de organizaciones tipo.
CE5.1 Justificar la importancia de evidenciar las informaciones más importantes y la simplificación de datos en la funcionalidad de formularios e informes.
CE5.2 Manejar los comandos y/o utilidades de la aplicación que permitan consultar, procesar,
editar, archivar y mantener la seguridad, integridad y confidencialidad de la información.
CE5.3 Diseñar formatos de presentación de la información, utilizando de manera precisa las
herramientas disponibles, y a partir de protocolos convenientemente caracterizados de organizaciones tipo.
CE5.4 A partir de un supuesto práctico convenientemente caracterizado, en el que se necesita construir un formulario acorde con la información a introducir:
Crear los formularios necesarios para la introducción de datos de manera personalizada o utilizando las herramientas de creación automatizada.
Identificar el tipo de control más adecuado a las características de los datos a introducir
distinguiéndolos del resto convenientemente.
Crear controles calculados comprobando su correcta ejecución.
Modificar formularios enriqueciéndolos formalmente con imágenes, gráficos, y otros objetos.
Vincular o incrustar subformularios especificando de manera conveniente los campos vinculados, en su caso.
Verificar el registro de la información de partida en los archivos adecuados a través de los formularios creados comprobando su correcto funcionamiento.
Aplicar los comandos que garanticen la seguridad, integridad y confidencialidad.
CE5.5 A partir de un supuesto práctico convenientemente caracterizado y mediante una
aplicación de gestión de bases de datos:
Identificar los datos que es necesario presentar determinando los archivos que los contienen o creando los archivos que debieran contenerlos.
Crear los informes o etiquetas necesarias presentando la información solicitada de manera ordenada y sintética y diseñando los formatos adecuados atendiendo a su funcionalidad.
Insertar los controles de acuerdo con el tipo de datos, introduciendo expresiones de
cálculos en los casos necesarios.
Modificar los informes enriqueciéndolos formalmente con imágenes, gráficos y otros objetos de acuerdo con el diseño establecido.
CE5.6 En un supuesto práctico convenientemente caracterizado, en el que se necesita modificar
la información almacenada o los diseños de formularios e informes:
Identificar los cambios que puedan darse en las reglas de gestión.
Localizar la información afectada por los cambios aparecidos.
Editar la información sujeta a modificaciones y proceder a su actualización.
Realizar el almacenamiento de la información actualizada.
Aplicar procedimientos que optimicen la actualización de la información.
Aplicar los procedimientos de cambio de diseño de formularios.
Comprobar el funcionamiento de los procedimientos que garanticen la seguridad y confidencialidad de la información.
Realizar copias de seguridad de la información.
CE5.7 En un caso práctico debidamente caracterizado, en el que se proporcionan distintas
fuentes de información, en tablas o en consultas web, y criterios precisos para su recuperación:
Obtener los datos a través de las consultas adecuadas al tipo de información que se quiere obtener.
Aplicar con precisión los criterios de filtrado proporcionados.
Presentar la información filtrada de manera comprensible, esquematizada y con los resultados estadísticos necesarios, en su caso.
Trabajar en forma de base datos y vinculación de datos con bases de datos.
Crear conexiones entre bases de datos.

Gestión de sistemas de información y archivo
C6: Automatizar operaciones repetitivas sencillas y el acceso a la información en las bases de datos, identificando sus instrucciones de ejecución principales y utilizando con precisión las herramientas informáticas disponibles de creación de
macros.
CE6.1 Interpretar las instrucciones de las operaciones repetitivas descomponiendo secuencialmente las acciones requeridas y representándolas gráficamente a través de
organigramas.
CE6.2 Identificar las principales acciones disponibles que se pueden ejecutar de manera automática junto con los argumentos que complementarían la información sobre la ejecución de las acciones.
CE6.3 En supuestos convenientemente caracterizados, de acciones de gestión repetitivas acceso e impresión de formularios e informes, restricción de información, transferencia de
datos, otras:
Crear las macros o grupos de macros adecuadas identificando las acciones convenientes con precisión, y nombrándolas de manera clara.
? Secuenciar la ejecución de las macros de acuerdo con el objetivo de gestión perseguido comentando con claridad las acciones de cada secuencia.
Establecer las expresiones condicionales adecuadas que restrinjan la ejecución de las acciones definidas.
Verificar la corrección de los resultados alcanzados ejecutando las macros creadas.
Modificar las macros con nuevas instrucciones editándolas.
Realizar copias de seguridad de las macros o grupos de macros creadas.
CE6.4 Identificar los principales eventos que se pueden realizar con los diferentes controles u
objetos.
CE6.5 En supuestos suficientemente caracterizados, en los que se proporcionan macros creadas
y diferentes objetos de una base de datos tipo:
Asignar las diferentes macros a los controles u objetos identificados más adecuados.
Determinar el evento apropiado del control para la ejecución de la macro.
Comprobar la ejecución correcta de la macro al producirse el evento.
Crear interfaces de usuario gestionando el acceso a los objetos de las bases de datos de manera fácil, rápida y precisa.

Gestión de sistemas de información y archivo
C7: Analizar los procedimientos que garantizan la integridad, seguridad, disponibilidad y confidencialidad del sistema de gestión informático.
CE7.1 Describir los distintos niveles de protección, seguridad y acceso a la información.
CE7.2 Realizar particiones y copias o imágenes del sistema de carpetas para su recuperación
rápida y precisa en situaciones de fallo del sistema.
CE7.3 Instalar programas de seguridad y cortafuegos controlando el acceso de entrada en el ordenador.
CE7.4 Analizar las principales herramientas de seguridad actualizándolas on line a través de la
red.
CE7.5 Analizar la legislación de protección de datos aplicable al tratamiento de los datos personales.
CE7.6 Utilizar las funciones básicas del sistema operativo u otras utilidades y paquetes que
garanticen la correcta utilización de los sistemas de seguridad y protección.
CE7.7 En supuestos prácticos suficientemente caracterizados, en los que se describen
circunstancias que hacen inestable el sistema operativo:
Realizar copias de archivos.
Realizar backup.
Establecer contraseñas de archivos.
Establecer atributos de acceso.
Establecer protecciones de ficheros y directorios.
Explicar los fallos y dar o proponer soluciones alternativas.
Capacidades cuya adquisición debe ser completada en un entorno real de trabajo.
C2, C3, C5, C7 respecto a todos sus CE.

Gestión de sistemas de información y archivo
Otras Capacidades:
Responsabilizarse del trabajo que desarrolla y del cumplimiento de objetivos.
Mantener el área de trabajo con el grado apropiado de orden y limpieza.
Demostrar creatividad en el desarrollo del trabajo que realiza.
Transmitir información con claridad, de manera ordenada, estructurada, clara y precisa.

1 Arquitectura y mantenimiento básico de equipos informáticos de oficina Arquitectura básica de un ordenador: evolución, tipos, elementos y esquemas funcionales.
El hardware: la unidad central de procesos, adaptadores, dispositivos de almacenamiento y
periféricos.
Utilización de Redes de área local: elementos, actuaciones y medios de transmisión.
Instalación de componentes físicos de comunicaciones: características de las líneas de acceso conmutado, dedicado u otras y equipos asociados.
Procedimientos de mantenimiento preventivo: Documentación. Periodicidad. Reposición de
elementos fungibles. Factores de riesgo.
Seguridad e Integridad: documentación de averías.
2 Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina.
Análisis de sistemas operativos: evolución, clasificación y funciones.
Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones: controladores, parches y
periféricos.
Procedimientos para usar y compartir recursos. Configuración de grupos de trabajo. Protocolos de
comunicación. Servicios básicos de red.
Optimización de los sistemas, entorno gráfico y accesibilidad.
Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas: catálogo de incidencias.
Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información: Copias de seguridad
y mecanismos alternativos. Programas maliciosos. Normativa.
Gestión del sistema operativo: gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos.
Gestión del sistema de archivos: elementos, funciones y búsquedas. Exploración o navegación.
Grabación, modificación e intercambio de información estático, incrustar, vincular.
Herramientas de compresión y descompresión, multimedia.
3 Sistemas de flujos de documentación y archivo de la información en oficinas y despachos
Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación.
Soportes documentales: la información y el documento en soporte papel o electrónico.
Flujogramas: funciones, estructura y formatos.
Organización de archivos, sistemas de clasificación y ordenación de información y documentos.
El archivo: definición, importancia, fines y tipos centralizados, descentralizados, otros.
El archivo en la Administración Pública.
Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo.
Mantenimiento del archivo físico e informático: material, infraestructura de archivo, métodos de
archivo, unidades de conservación.
Planificación y desarrollo de sistemas de archivo y gestión documental: manual de archivo; el
registro; seguimiento, conservación, almacenamiento, expurgo y control de documentos; duración del archivo.
Sistemas de codificación en procesos de gestión documental.
Gestión del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas.
Procedimientos de acceso, seguridad y confidencialidad de la información y documentación.
Definición y estructura de los contenidos de la intranet e Internet.
Normativa aplicable sobre documentación y sistemas de calidad en documentación e información.
4 Diseño de bases de datos en aplicaciones informáticas específicas de gestión.
Estructura, funciones y tipos de una base de datos: relacionales, no relacionales y documentales.
Operaciones de bases de datos en hojas de calculo: ordenación, filtrado, validaciones, formularios,
subtotales, consolidaciones e informes de tablas y gráficos dinámicos.
Vinculación de hojas de cálculo u otro tipo de tablas con bases de datos.
Sistemas gestores de bases de datos: definición, tipos, funcionalidad y herramientas.
Diseño de una base de datos relacionales: Objetivos de gestión. Tablas, campos, propiedades.
Determinación de las relaciones: Integridad referencial. Ahorro de memoria.
Creación de archivos de gestión en bases de datos relacionales.
5 Gestión de la información en bases de datos relacionales, no relacionales y documentales
Búsquedas avanzadas de datos: Consultas. Elementos de lenguajes consulta de datos. SQL u otros.
Creación, desarrollo y personalización de formularios e informes avanzados.
Creación y uso de controles: Concepto y tipos. Controles calculados. Asignación de acciones.
Procesos de visualización e impresión de archivos, formularios e informes.
Personalización del interfaz de usuario de sistemas gestores de bases de datos.
Creación de macros básicas. Concepto y propiedades de macro. Asignación de macros a controles.
Generar y exportar documentos HTML u otros: Páginas de acceso de datos.
Parámetros de contexto de la formación
Espacios e instalaciones
Aula de informática de 45 m²
Perfil profesional del formador o formadora:
1. Dominio de los conocimientos y las técnicas relacionados con la administración de los sistemas de
información y archivo en soporte convencional e informático, que se acreditará mediante una de las
formas siguientes:
Formación académica de Técnico Superior o de otras de superior nivel relacionadas con este campo profesional.
Experiencia profesional de un mínimo de 3 años en el campo de las competencias relacionadas con este módulo formativo.
2. Competencia pedagógica acreditada de acuerdo con lo que establezcan las Administraciones
competentes.