UC0876_3: Gestionar sistemas de documentación de proyectos de construcción.

UC0876_3: Gestionar sistemas de documentación de proyectos de construcción implica la capacidad de administrar eficientemente la documentación generada en proyectos de construcción. Esto incluye la creación, organización, almacenamiento y mantenimiento de diversos tipos de documentos, como planos, especificaciones técnicas, contratos, informes de progreso y registros de cambios. Además, implica asegurar el acceso oportuno y preciso a la información relevante por parte de los diferentes interesados en el proyecto, garantizando así la transparencia, trazabilidad y cumplimiento normativo en todas las etapas del proyecto de construcción.

Gestionar sistemas de documentación de proyectos de construcción

UC0876_3

Perteneciente al certificado de profesional: EOC273_3 – Control de proyectos y obras de construcción

UNIDAD DE COMPETENCIA(UC3): Gestionar sistemas de documentación de proyectos de construcción

Realizaciones profesionales

RP1 Establecer un índice de los documentos a controlar para proceder a su codificación, determinando y clasificando los documentos intervinientes en el proyecto/obra y su relación con los agentes implicados en el desarrollo del mismo.

• CR1.1: La situación de partida se analiza según el modelo de documentación establecido para el tipo de proyecto a controlar, detectando la información necesaria para la completa definición del mismo.
• CR1.2: La lista definitiva de los tipos de documentos a referenciar, se determina recabando información del equipo de proyecto acerca de los tipos de documentos específicos del proyecto/obra en curso, y se plasma mediante formatos establecidos.
• CR1.3: Los documentos de la lista se clasifican congregándolos en tres grupos, los generados por los intervinientes en el proyecto/obra, los que no perteneciendo al primer tipo son gestionados por el equipo responsable del proyecto/obra, y un tercer tipo al que corresponderían los documentos situados fuera del ámbito de gestión del sistema de documentación, pero a los que se hace referencia por intervenir en el proyecto/obra.
• CR1.4: Los distintos tipos de documentos se relacionan asociándolos a los agentes responsables de su creación, aprobación, emisión, registro y/o uso, generando o adaptando una matriz de responsabilidades.
• CR1.5: El índice de los tipos de documentos a archivar se genera o adapta a partir de un modelo estándar, asegurando la referenciación y archivo físico e informático de todos los documentos.
• CR1.6: Las propuestas de clasificación e indexación se presentan al superior o responsable siguiendo los formatos establecidos.
• CR1.7: La versión definitiva de la lista de documentos a controlar y del sistema de archivo se genera, incorporando las indicaciones del superior o responsable, y se emite a todos los agentes con responsabilidad en la generación, modificación y archivo de los mismos.

RP2 Establecer y aplicar un sistema de codificación, registrando todos los documentos intervinientes en el proyecto por orden de prioridad, para permitir la unicidad y trazabilidad de la documentación.

• CR2.1: El registro de la documentación crítica se prioriza, aplicando un sistema de codificación provisional adaptado a partir de un modelo estándar para el tipo de proyecto/obra dado.
• CR2.2: La codificación de los planos se refleja en el tipo de proyecto y la fase del mismo, estableciéndose su aplicación con el consenso de los responsables.
• CR2.3: La codificación de documentos de texto (actas de reunión, cartas, faxes, envíos, cambios, peticiones de información, entre otros) se refleja en el tipo de proyecto y la fase del mismo, estableciéndose su aplicación con el consenso de los responsables.
• CR2.4: Las propuestas relativas al sistema de codificación se presentan al superior o responsable siguiendo los formatos establecidos.
• CR2.5: La versión definitiva del sistema de codificación se genera, incorporando las indicaciones del superior o responsable, y emitiéndolo a todos los agentes con responsabilidad en la generación y modificación de los mismos.

RP3 Representar mediante diagramas de flujo los procesos más complejos de gestión, requeridos por los documentos incluidos en el sistema de gestión documental, para facilitar su comprensión y aplicación por los agentes intervinientes.

• CR3.1: La situación de partida se analiza consultando con el superior o responsable, valorando la complejidad e importancia de los procesos de tramitación de documentos y concluyendo la necesidad o no de su representación mediante diagramas.
• CR3.2: El diagrama de flujo de los procesos a representar se genera, adaptando los modelos estándar de diagramas representativos de procesos similares al proyecto.
• CR3.3: El diagrama se representa, incluyendo en la descripción de los procesos, referencias a las responsabilidades de los agentes intervinientes, guardando correspondencia con la matriz de responsabilidades y recogiendo los cambios en los procesos a lo largo de las distintas etapas del proyecto.
• CR3.4: Las propuestas relativas a los diagramas de proceso se presentan al superior o responsable, siguiendo los formatos establecidos.
• CR3.5: La versión definitiva de los procedimientos de tramitación y sus diagramas asociados se genera, incorporando las indicaciones del superior o responsable y emitiéndose a todos los agentes intervinientes en los procesos de tramitación.

RP4 Aplicar los formatos estándar para cada tipo de documento a generar en el sistema y cada informe requerido a partir del sistema, diseñando los que sean específicos al proyecto y no incluido en el modelo estándar.

• CR4.1: La situación de partida se analiza consultando con el superior o responsable, distinguiendo entre los tipos de documentos que se adapten a los formatos estándar de aplicación y los que precisen el desarrollo de nuevos formatos.
• CR4.2: Los formatos aplicables a los documentos del proyecto se generan, adaptando los modelos estándar existentes o diseñando nuevos formatos con continuidad de la imagen corporativa.
• CR4.3: Los sellos necesarios a emplear en los documentos se generan, adaptando los modelos estándar existentes o diseñando nuevos formatos con continuidad de la imagen corporativa.
• CR4.4: Los formatos de aquellos tipos de documentos que sea necesario incorporar al sistema o que necesiten adaptarse a las necesidades del proyecto, se generan de igual modo que los iniciales, transformando los formatos disponibles o en caso necesario diseñándolos con continuidad de la imagen corporativa.
• CR4.5: Las propuestas relativas a los formatos de los documentos o sellos se presentan al superior o responsable para su aprobación.
• CR4.6: La versión definitiva de los formatos de los documentos y sellos se genera, incorporando las indicaciones del superior o responsable, y se emite a todos los agentes con responsabilidad en la generación y/o aprobación de los mismos.

RP5 Operar el sistema de gestión documental para asegurar su implantación y vigencia, de acuerdo con los procedimientos y metodología establecidos.

• CR5.1: La situación de partida se analiza consultando con el superior o responsable, valorando las características y potencia de los equipos informáticos necesarios que soporten el sistema de documentación.
• CR5.2: Los equipos y sistemas informáticos se instalan y configuran a nivel de usuario, ajustándose a las necesidades del sistema de documentación.
• CR5.3: El alta del sistema de documentación se realiza, siguiendo las directrices del superior o responsable, asegurando la plena operatividad del mismo.
• CR5.4: Los contactos y agentes intervinientes se codifican e introducen en el sistema, asegurando la unicidad y trazabilidad de los contactos.
• CR5.5: Los documentos necesarios para el correcto funcionamiento del sistema se generan y/o archivan, utilizando los procedimientos, codificación y formato establecidos.
• CR5.6: Los planos e información técnica se archivan y remiten, asegurando su vigencia en los puntos de utilización en el menor plazo posible desde su aprobación o recepción.
• CR5.7: Las propuestas relativas a los formatos de los documentos o sellos se presentan al superior o responsable para su aprobación.
• CR5.8: La versión definitiva de los formatos de los documentos y sellos se genera, incorporando las indicaciones del superior o responsable, y se emite a todos los agentes con responsabilidad en la generación y/o aprobación de los mismos.
• CR5.9: El funcionamiento del sistema se comunica al responsable o superior, generando informes sobre los aspectos de control del proyecto diagnosticables a partir del seguimiento del sistema de documentación.

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