MF2072_3: Organización de archivos clínicos

Organización de archivos clínicos.

MF2072_3.

Módulo de formación MF2072_3: Organización de archivos clínicos.

Gestionar los archivos de documentación e historias clínicas.

120 horas.

C1: Analizar la estructura organizativa del sector sanitario y del ámbito concreto de trabajo.

• CE1.1 Definir los rasgos fundamentales del sistema sanitario en España señalando las particularidades del sistema público y privado de asistencia.
• CE1.2 Describir el organigrama sanitario de centros tipo, tanto de atención primaria, como de atención especializada.
• CE1.3 Describir las características del archivo de historias en los centros del sistema sanitario, analizando sus funciones y dependencias.
• CE1.4 Analizar las analogías y diferencias entre archivos de historias clínicas y centros de documentación clínica.

C2: Describir tipos, estructura y funciones de un archivo de historias clínicas.

• CE2.1 Explicar los tipos de archivos clínicos y su utilidad.
• CE2.2 Explicar los métodos de archivado de historias clínicas, relacionándolos con el tipo de documento y las necesidades de espacio.
• CE2.3 Describir los equipos de archivado, sus características, ventajas e inconvenientes.
• CE2.4 En un supuesto práctico: explicar las técnicas de archivado, digitalización y microfilmado de documentos.
• CE2.5 En un supuesto práctico de organización de un archivo:
  • – Identificar la documentación pasiva del archivo.
  • – Determinar el crecimiento de historias clínicas en un año.
  • – Evaluar y determinar las necesidades de espacio en el archivo.
  • – Definir la planificación del archivo.
  • – Seleccionar, aplicar y evaluar la calidad resultante de la técnica de archivado.
  • – Recuperar un documento microfilmado o informatizado.
  • – Representar una distribución en planta del archivo indicando las diversas áreas y el flujo de información.
• CE2.6 Enumerar las funciones y competencias de este profesional sanitario en las diferentes secciones del archivo de historias clínicas o centro de documentación.

C3: Analizar los procesos realizados en un archivo de historias clínicas, relacionando sus métodos, fases y operaciones con los objetivos, variables y condiciones que permiten optimizar el flujo y determinar la situación de la información.

• CE3.1 En un supuesto práctico: explicar los procesos de localización, préstamo, devolución, recuperación y archivado de historias clínicas.
• CE3.2 Describir la normativa del archivo de historias clínicas.
• CE3.3 Describir los criterios que permiten identificar la ubicación y estado real de una historia clínica.
• CE3.4 En los supuestos prácticos de solicitud, préstamo, localización y archivado de historias clínicas:
  • – Determinar si las solicitudes de historias clínicas se han realizado según las condiciones preestablecidas.
  • – Seleccionar el procedimiento más adecuado de búsqueda y distribución de las historias clínicas.
  • – Identificar las historias clínicas que no han sido devueltas de acuerdo a la normativa y proceder según ésta determine.
  • – Clasificar las historias clínicas proporcionadas según el sistema de archivado convencional y dígito terminal.

C4: Examinar programas de calidad de gestión de archivos de un centro, seleccionando el protocolo a seguir en cada caso.

• CE4.1 Explicar las características de un programa de calidad de archivos.
• CE4.2 Enumerar los indicadores de calidad de archivos.
• CE4.3 Describir los estándares de calidad de uso común en archivos clínicos.
• CE4.4 Describir los criterios que permiten localizar errores en el archivado.
• CE4.5 En un supuesto práctico de control de calidad de un archivo clínico debidamente caracterizado:
  • – Operar correctamente con un paquete informático para detectar duplicados de historias clínicas.
  • – Determinar cuáles son los errores más frecuentes.
  • – Obtener los indicadores que definen la calidad del archivo de historias clínicas.

C5: Manejar aplicaciones informáticas relacionadas con la gestión y archivos digitales de historias clínicas.

• CE5.1 En un supuesto práctico de manejo de aplicaciones informáticas: explicar las diferentes utilidades de los sistemas informáticos de gestión y archivado de historias clínicas.
• CE5.2 En un supuesto práctico de manejo de aplicaciones informáticas: describir los registros informáticos necesarios en la gestión de un archivo de historias clínicas.
• CE5.3 En un supuesto práctico de manejo de aplicaciones informáticas: exponer los conceptos y las características de una historia clínica electrónica.

Capacidades cuya adquisición debe ser completada en un entorno real de trabajo:

C2 respecto a CE2.4 y CE2.5; C3 respecto a CE3.1 y CE3.4; C4 respecto a CE4.5; C5 respecto a todos sus CE.

Otras capacidades:

• Responsabilizarse del trabajo que desarrolla y del cumplimiento de los objetivos.
• Demostrar un buen hacer profesional.
• Mantener el área de trabajo con el grado apropiado de orden y limpieza.
• Demostrar cierto grado de autonomía en la resolución de contingencias relacionadas con su actividad.
• Proponer alternativas con el objetivo de mejorar resultados.
• Aprender nuevos conceptos o procedimientos y aprovechar eficazmente la formación utilizando los conocimientos adquiridos.
• Demostrar interés por el conocimiento amplio de la organización y sus procesos.
• Participar y colaborar activamente en el equipo de trabajo.
• Comunicarse eficazmente con las personas adecuadas en cada momento, respetando los canales establecidos en la organización.
• Compartir información con el equipo de trabajo.
• Interpretar y ejecutar instrucciones de trabajo.
• Transmitir información con claridad, de manera ordenada, estructurada, clara y precisa.
• Adaptarse a situaciones o contextos nuevos.
• Respetar los procedimientos y normas internas.

1. Organización sanitaria y legislación en el ámbito de la documentación sanitaria

• Estructura del sistema sanitario público y privado en España.
• Salud pública y comunitaria. Indicadores de salud.
• Conceptos fundamentales de economía sanitaria aplicada al archivo de historias clínicas.
• Legislación vigente aplicada al ámbito de archivo de historias clínicas.

2. Estructura y características de los archivos de historias clínicas

• Características generales de los archivos documentales.
• Características específicas de los archivos de historias clínicas: estructura, distribución y localización. Características dependientes del volumen y uso del archivo. Dependencias básicas y sus funciones. Disponibilidad y restricciones de acceso. Relaciones con el resto de las instalaciones sanitarias.

3. Tipos de archivos de historias clínicas

• Clasificación y características de los archivos de historias clínicas según: ubicación (centrales, periféricos y distribuidos), actividad (activos, pasivos e intermedios), localización (internos y externos), temporalidad (permanentes y temporales).
• Sistemas de clasificación: alfabético, numérico, cronológico, temático, geográfico, cromático, mixto y otros.

4. Recursos de un archivo de historias clínicas

• Recursos materiales: características y tipos de materiales necesarios para los documentos y contenedores de la historia clínica.
• Sistemas para el archivado de historias clínicas y su adaptación a cada tipo de documento y archivo.
• Características y tipos de accesorios destinados a la movilidad de la historia clínica.
• Material para la reproducción documental.
• Herramientas y materiales para el archivado alternativo de los documentos de la historia clínica: microfilmación, digitalización y otros. Material y sistemas de seguridad.
• Recursos humanos.

5. Seguridad de archivos clínicos

• Elementos y sistemas de seguridad física en los archivos de historias clínicas.
• Seguridad de la información contenida en la historia clínica.
• Confidencialidad y secreto profesional.
• Normativa vigente.

6. Gestión del archivo de historias clínicas

• Planificación de un archivo de historias clínicas: localización, estimación del espacio necesario, determinación del modelo de almacenamiento y archivado, distribución y estructuras anejas, funcionamiento, horarios y ocupaciones del personal y otros.
• Modalidad, finalidad y criterios de la numeración de las historias clínicas.
• Documentación activa y pasiva: normativas y criterios.
• Operaciones realizadas sobre la historia clínica: apertura, recepción, archivado, localización, préstamo, consulta, clasificación, expurgo y depuraciones. Normativa en cada caso.
• Procedimientos de control en la gestión de un archivo de historias clínicas: registros manuales e informáticos, documentos de identificación, formularios de peticiones, fichas de archivo, hojas de ruta, hojas de revisión, hojas de reparto y otros.
• Custodias especiales.
• Manejo y control del software y equipos informáticos del archivo de historias clínicas.

7. Técnicas alternativas de archivado, reproducción, reconstrucción, comunicación y consulta de documentos de la historia clínica

• Digitalización, microfilmación y fotocopiado.
• Sistemas de archivado de historias clínicas electrónica: centralizado, distribuido y mixto.
• Redes de área extensa en el mantenimiento y consulta de historias clínicas: internet, intranet y red privada virtual.

8. Control de calidad en archivos clínicos

• Índices utilizados en el archivo de historias clínicas.
• Censos habituales en el archivo de historias clínicas.
• Auditorías internas y externas del archivo de historias clínicas.
• Protocolos de control de calidad más utilizados.
• Normativa general y comunitaria.

9. Normativa de riesgos laborales y medioambientales

• Aplicación según género (mujer y hombre).

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